Factura: conoce cuál es su importancia para tu comercio

¿Que es una factura? 

Cualquier comercio, sin importar el producto o servicio que ofrezca, debe emitir una factura a sus clientes cuando realizan alguna transacción. Estos documentos tienen varios usos, pero sobre todo representan una garantía para ambas partes en caso de que se presente algún problema entre ellos. 

No importa si estás iniciando tu negocio o ya tienes tiempo en el mercado, debes tener un formato para las facturas que cumpla con las leyes del país donde te encuentres. 

Definición de factura

Una factura es un término reconocido en todo el mundo. Por definición, una factura se refiere a un documento que muestra claramente los productos o servicios adquiridos por un cliente a una empresa determinada. Debe incluir el importe que hay que pagar, las formas o condiciones de pago, características del producto, impuestos y fecha de expedición, entre otros elementos.

Cada empresa establece el diseño de sus facturas, pero todas deben tener cierta información obligatoria para que cumplan los estándares de la agencia tributaria que rige la zona donde se encuentran. En este sentido, la factura funciona como un documento comercial que demuestra que una transacción se realizó satisfactoriamente, es decir, que tiene validez legal y fiscal para ambas partes involucradas. 

Importancia de las facturas en las transacciones comerciales

Al realizar cualquier operación comercial, las empresas están obligadas a emitir una factura, mientras que los clientes tienen el derecho y el deber de exigir dicho documento. Esto se debe, principalmente, a la protección de los derechos legales que tienen ambas partes. 

Como empresa, emitir una factura completa por cada transacción que realices te permite hacer un seguimiento del dinero que recibes (y del dinero que gasta si tiene en cuenta las facturas de los proveedores). Además, las facturas son esenciales para la contabilidad de tu empresa. 

Por otra parte, tener un registro de todas las facturas emitidas es fundamental para el pago de los impuestos establecidos en las leyes de cada región, sobre todo si se tiene derecho a recibir una deducción por el IVA incluido. 

Elementos obligatorios de una factura

Como mencionamos anteriormente, una factura ofrece protección legal a comerciantes y clientes en caso de algún inconveniente entre ambas partes. Sin embargo, esto solo se cumple si el documento cuenta con todos los datos obligatorios para que se considere válido ante las autoridades competentes.

A continuación, te diremos cuales son los elementos que no pueden faltar en tu factura sin importar su tipo: 

• Número: toda factura debe tener un número que la identifique y permita hacer seguimiento de los productos o servicios vendidos de ser necesario. 
• Emisión de la factura: se indica la fecha en la que se emitió la factura. 
• Operación o devengo: se refiere a la fecha en la que se pagó la factura en caso de que sea diferente a la fecha de emisión. 
• Datos fiscales: requiere los datos fiscales de ambas partes, es decir, la empresa que da el servicio y el cliente que lo recibe. 
• Concepto: aquí se coloca una lista con una breve descripción de los productos que se están comerciando con sus respectivos precios.
• Base imponible: es el precio total de todos los bienes o servicios antes de agregarle los impuestos.
• Tipo impositivo aplicado: se refiere a los impuestos que se deben agregar según corresponda para cada país.
• Importe total: es el precio total de los productos una vez que se consideran los impuestos y retenciones según las leyes vigentes. 

Ya sea una factura online, o una factura en papel, el documento tiene que incluir estos datos para que sea válido. Asegúrate de que el formato de tus facturas incluya toda esta información si quieres evitar problemas legales.

Ejemplo Práctico de Factura 

A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo puede ser la estructura de una factura para tu comercio: 

                                                                       FACTURA

Número de factura: XXXXX

Fecha de emisión: XX/XX/XXXX
 

Cliente:                                                                          Empresa: 
Nombre: Carlos Hernández                                         Nombre: ABC
Dirección: Avenida X, Ciudad Y, País Z                       Dirección: Avenida X, Ciudad Y, País Z
Datos fiscales: XXXXXXXX                                           Datos fiscales: XXXXXXXX
Contacto:                                                                      Contacto:

Tipos de facturas

Hablemos ahora de cuáles son los tipos de facturas que una empresa puede emitir según las transacciones comerciales que realice: 

Factura ordinaria o stándar

Las facturas ordinarias son aquellas donde deben aparecer todos los datos de ambas partes y un desglose de todos los impuestos aplicados, así como también una descripción detallada del producto o servicio que se vendió. El reglamento de facturación establece que estas son facturas obligatorias si dichos productos tienen un coste mayor a 400 €. 

Esta información se encuentra especificada en el Real Decreto 1619/2012 realizado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, específicamente en su Artículo 4, Capítulo I: Supuestos de expedición de factura. 

Factura simplificada

Por su parte, las facturas simplificadas se emiten cuando el coste de los productos es menor al mencionado anteriormente. En este caso solo se coloca el precio total del producto, sin el desglose de impuestos. Se requiere una identificación del producto sin detalles y no siempre se colocan los datos del receptor en la factura. 

Factura proforma

Una factura proforma funciona como un presupuesto donde la empresa establece el coste de sus productos antes de la transacción comercial. Dicha modalidad de factura no tiene efectos fiscales ni sirve como una garantía de que se realizará la compra del producto o servicio. involucrado. 

Factura rectificativa

Si una factura original tiene un error, ya sea en los precios, los datos de los productos u otro elemento, se necesita hacer un cambio para subsanar dichos problemas. Por esta razón, se emiten facturas rectificativas que pasan a ser la factura válida para la transacción comercial. 

Factura recapitulativa

En caso de tener muchas transacciones con un cliente o proveedor, se pueden emitir facturas recapitulativas. Allí se hace un resumen de todas las transacciones que se realizaron en un mes natural, de manera que se tenga la información más organizada. Deben cumplir con todos los datos obligatorios para su validez. 

Factura electrónica

Finalmente, la factura electrónica es aquella que se emite y se recibe a través de medios electrónicos. Su validez no se ve afectada por el formato y ofrece una reducción de costes a las empresas y una mejora en la eficiencia de sus procesos administrativos. 

¿Cómo emitir una factura? 

Para agilizar el proceso de emitir facturas, lo mejor que se puede hacer es tener un formato listo con toda la información de tu empresa, de manera que el proceso solo consista en seguir los siguientes pasos: 

1. Solicitar los datos fiscales y de contacto del cliente.
2. Establecer la fecha y el número de emisión de la factura.
3. Colocar la descripción o identificación de los productos o servicios, incluyendo su cantidad, precio unitario e importe total.
4. Añadir los impuestos aplicables y las condiciones de pago.
5. Indicar la fecha de vencimiento de la factura si procede. 
6. Elegir un método de entrega basado en las preferencias y conveniencia del cliente.

Algunas empresas colocan un sello a la factura completa antes de ser entregada. Este no es un requerimiento de la ley, así que no aporta mayor validez al documento, pero puede funcionar como una prueba de que la factura fue emitida por la empresa y no es una falsificación. 

Existen algunos programas de facturación que facilitan el proceso, ya que crean una interfaz donde los encargados de las ventas solo tienen que ingresar pocos datos y la factura se crea en pocos segundos. 

Importancia de la facturación electrónica

Las nuevas tecnologías hacen que el proceso de facturación sea mucho más rápido y eficiente. Herramientas como Excel son útiles, pero realmente no están diseñadas para darle un seguimiento a las facturas emitidas por una empresa. 

Justo por esta razón se han creado programas que permiten hacer facturas electrónicas en cuestión de pocos minutos. Esta es una modalidad que ha ganado popularidad en los últimos años y que garantiza una reducción exponencial de los errores que se cometen al hacer facturas en papel. 

El ahorro de tiempo se combina con una mejor gestión de documentos, ya que estos programas facilitan los procesos de búsqueda de facturas, así como el seguimiento de las facturas que no se han pagado. 

Estas facturas, al tener su respectiva firma electrónica, tienen la misma validez que otras modalidades mientras se reducen los costos de operación y se aumenta la eficiencia de la administración de cualquier empresa. 

Conclusión

Las facturas representan un tipo de documento que no puede faltar en tu comercio o empresa en ningún momento. Debes recordar que al ofrecer un producto o servicio, sin importar cual sea, tienes que asegurarte de emitir facturas que sigan las normativas vigentes. 

Emitir uno de estos documentos es relativamente fácil, sobre todo si ya conoces los datos obligatorios que debes incluir, o si usas una herramienta de facturación electrónica. 

Es sumamente importante que conozcas más sobre los tipos de facturas, cómo utilizarlas y cuándo se pueden emitir. Esto te permitirá tener una gestión más organizada y eficiente que se traduce en el éxito de tu empresa. 

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los tipos más comunes de facturas?

Existen varios tipos de facturas, entre las cuales destacan las ordinarias, simplificadas, rectificativas, recapitulativas, proforma y electrónicas. 

¿En qué se diferencian la factura ordinaria y la factura simplificada?

Una factura ordinaria debe incluir un desglose de los impuestos, una descripción detallada del producto e información del receptor. Por su parte, la simplificada solo muestra la identificación del producto y su precio final. 

¿Cuál es la diferencia entre una factura rectificativa y una factura recapitulativa?

La factura rectificativa se usa para corregir un error en alguna factura anterior, mientras que la factura recapitulativa solo es un resumen de las transacciones realizadas con un mismo cliente. 

¿Qué es una factura electrónica y cuáles son sus ventajas?

Son todas aquellas facturas que se emiten y se reciben solo a través de un medio electrónico. Tienen la misma validez que cualquier factura mientras ayudan a ahorrar materiales, no requieren espacio físico para almacenarlas y mejoran la gestión de los documentos. 

¿Cuándo se emite una factura proforma en una transacción comercial?

Este es un tipo de factura que se emite cuando un cliente solicita un presupuesto de uno o más productos, indicando el coste total. La factura proforma no tiene validez fiscal ni garantiza que se vaya a realizar la venta de dichos productos.