¿Qué es un programa de contabilidad?
Ahora bien, exactamente ¿qué es un programa de contabilidad? Esta es una herramienta informática diseñada para que puedas registrar, clasificar y resumir todas las transacciones financieras que realiza tu empresa. Sin importar cual es tu producto o servicio, un software de este estilo te permite optimizar la administración de tu comercio o emprendimiento en muy poco tiempo.
Es bien sabido que las mejores compañías siempre se diferencian de otras por el manejo adecuado de sus finanzas. Tener un control administrativo eficiente garantiza que puedas obtener mejores resultados a corto, mediano y largo plazo.
La contabilidad es la columna vertebral de la administración empresarial, por lo que se debe realizar con mucho cuidado. Esto es muy importante si debes compartir la información contable de tu compañía con la agencia tributaria para demostrar que todas tus acciones son legales.
Los programas contables se construyen específicamente para cumplir con los parámetros de la ley, así como también para reducir los tiempos de los procesos administrativos que son más repetitivos.
Existen otros softwares de hojas de cálculo que te permiten llevar la contabilidad de tu empresa pero, a grandes escalas, dichos programas se vuelven tediosos de manejar, requieren de mucha experiencia y tienen riesgos de seguridad. Por esta razón, surgen programas orientados específicamente a la contabilidad para que puedas trabajar mucho más rápido y mejorar tu organización empresarial en poco tiempo.
Programas de contabilidad para pequeñas empresas
La verdad es que existen muchos programas de contabilidad gratuitos en la web, así como muchos otros que te piden pagar una suscripción. Cada programa en el mercado tiene sus propias características y herramientas.
Seleccionar un programa u otro depende de algunos factores importantes como el tamaño de tu empresa, la complejidad de las operaciones y los requisitos que debes seguir para realizar tus informes financieros, entre otras razones.
Es por esta razón que queremos darte algunos consejos básicos que puedes considerar antes de escoger un programa de contabilidad. ¡Comencemos!
Funcionalidad
Lo más importante que debe incluir un software contable es una variedad de herramientas básicas que toda empresa va a necesitar. Hablamos de las opciones para registrar ingresos, gastos, datos bancarios, cuentas por pagar, etc.
Puedes conseguir programas que realicen informes financieros personalizados y análisis de datos siguiendo los parámetros que necesites. Otros te permiten calcular y registrar el pago de impuestos o de nómina para tus empleados.
En general, hay que seleccionar el programa de contabilidad que tenga mayor compatibilidad con tus operaciones.
Facilidad de uso
De nada sirve que tengas acceso al mejor programa del mercado, si no sabes cómo puedes usarlo. La idea es conseguir un software que tenga una interfaz fácil de usar e intuitiva, de manera que incluso aquellas personas que no tienen experiencia en la contabilidad puedan usarlo. Algunos software requieren que hagas una capacitación para usarlos correctamente.
Servicio técnico
Otro factor importante a considerar es el servicio técnico que ofrece el desarrollador del programa. Ningún software es infalible, por lo que deben tener un servicio al cliente capaz de ayudarte con cualquier inconveniente. Esto solo está disponible en los software de pago.
Coste y presupuesto
El coste es muy importante. Las pequeñas y medianas empresas deben preocuparse por cuánto dinero deben invertir al año para usar los mejores programas. Recuerda que también vas a conseguir herramientas gratuitas, aunque estas suelen tener algunas limitaciones.
Capacidad de crecer
Todas las empresas tienen la finalidad de crecer y conseguir mayores beneficios a mediano y largo plazo. En este sentido, tienes que escoger un programa de contabilidad que tenga la capacidad de adaptarse a tus necesidades conforme pase el tiempo y aumente el espacio disponible para el registro de más información.
Seguridad
Mantener tus datos seguros es de vital importancia en la gestión administrativa de cualquier empresa, así como también es necesario prevenir que cualquier agente externo pueda modificar tus datos para cometer algún fraude en el registro mercantil. Hay que buscar un software con protocolos de seguridad adecuados y que ofrezca un respaldo de tus datos.
Comentarios y reseñas
Por último, asegúrate de leer los comentarios y las reseñas que los usuarios hacen sobre el programa que pretendes escoger. La mejor forma de conocer cómo funciona realmente un producto es a través de la satisfacción (o insatisfacción) de sus clientes. Así tendrás más información para escoger entre los programas de contabilidad analítica.
Los 12 mejores programas de contabilidad para pequeñas empresas
Como te mencionamos anteriormente, existe una variedad interesante de programas diseñados para su uso en pequeñas empresas.
Ahora bien, para ayudarte a escoger la mejor opción para ti, nos dimos a la tarea de evaluar algunas de las alternativas más conocidas en el mercado, de manera que puedas seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades y requerimientos.
Veamos cuales son los programas de contabilidad recomendados por nuestros expertos:
1. HubSpot
Iniciamos con un programa muy fácil de usar que promete la integración de diferentes áreas de trabajo en un solo entorno. De esta manera, varios equipos pueden hacer registros de compras, ventas, nuevos clientes, etc.
Posteriormente, los contadores pueden darle seguimiento a esta información y crear informes financieros o incluso hacer facturación electrónica. El programa trata de abarcar todos los ámbitos de una empresa, dando prioridad a los datos contables y su organización.
Actualmente, cuenta con una versión gratuita con algunas limitaciones, además de una versión premium con un coste de mínimo 45 $ por la licencia. Para tener la integración de toda la empresa es necesario pagar más de una de estas licencias.
Ventajas:
- Interfaz muy fácil de usar;
- Versión gratis disponible;
- Permite la comunicación en tu empresa;
- Te ayuda a realizar conciliaciones bancarias.
2. Wave
Wave es un programa que ofrece herramientas muy populares para la facturación electrónica y facilita las transacciones con los bancos. Su diseño está pensado para que puedas ahorrar tiempo en los procesos repetitivos.
La interfaz es simple, perfecta para aquellos que no tienen experiencia en contabilidad. El programa ofrece la opción de recibir notificaciones sobre pagos pendientes, ayudándote así a organizar tus finanzas.
También tiene un plan gratuito y un plan premium con un coste de 16 $ al mes o 170 $ con el plan anual que ofrece la opción de hacer facturas ilimitadas y de importar de forma automática los informes financieros al banco.
Ventajas:
- Aplicación móvil disponible;
- Facturas ilimitadas;
- Fácil registro de información;
- Permite el cálculo rápido de impuestos.
3. Bind
Este programa de contabilidad para pymes tiene algunas características interesantes como la integración automática de las operaciones financieras. La idea es lograr que ingreses la menor cantidad de datos posibles de forma manual, ahorrando tiempo y recursos.
Su sistema permite ver los balances de la empresa en tiempo real. Luego de cargar el inventario de la empresa podrás solicitar reportes de ventas, compras y gastos para medir el progreso de las finanzas.
El programa de contabilidad tiene varios planes disponibles (desde 750 $ hasta 1700 $ al mes), cada uno con herramientas diferentes para adaptarse a las necesidades de tu empresa. Hay que destacar que, según el plan, tendrás mayor capacidad para almacenar tus datos.
Ventajas:
- Ofrece escalabilidad para el crecimiento de la empresa;
- Diferentes planes para adaptarse al usuario;
- Tienes protocolos de seguridad eficientes;
- Grandes almacenamientos para datos.
4. Nubox
Nubox es un software contable muy popular en latinoamérica, sobre todo en Chile. Su sistema lleva funcionando más de 20 años, durante los cuales han ido incorporando herramientas indispensables para tu gestión administrativa.
Utilizar un programa como este es muy simple y te ayudará a ahorrar tiempo. Podrás darle seguimiento a las entradas y salidas de tu inventario, así como realizar facturas en menos de 45 segundos, según lo que prometen en su web.
Para conocer el precio del software tienes que contactar directamente a los desarrolladores indicando datos como el tamaño de tu empresa, cómo quieres hacer la facturación y contabilidad, entre otros factores.
Ventajas:
- Servicio al cliente rápido;
- App móvil para su uso en cualquier lugar;
- Conciliaciones bancarias automáticas;
- Permite el seguimiento del inventario.
5. Senior Conta
Seguimos con un programa que permite realizar una buena gestión contable gracias a que se especializa en el análisis exhaustivo de datos para crear informes y balances automáticos.
Ofrece una versión gratuita que, a diferencia de otros programas de la lista, tiene menos limitaciones. Sin embargo, si quieres acceder al servicio al cliente tienes que usar uno de los planes premium activos.
Su coste varía desde 316 € hasta aproximadamente 520 € en su versión local, mientras que la versión para realizar la contabilidad en la nube se puede conseguir desde 66,55 € al mes.
Ventajas:
- Rápida apertura y cierre de asientos contables;
- Permite hacer informes y balances financieros;
- Especializado en contabilidad analítica;
- Permite el cálculo rápido de impuestos.
6. ZipBooks
Por su parte, ZipBook se destaca como la opción más popular entre emprendedores y nuevas empresas. Su sistema está diseñado para que la contabilidad se pueda completar sin errores, aun cuando el usuario no sea un experto en el tema.
Te permite realizar asientos sobre tus ingresos y gastos mensuales para luego darte un reporte completo sobre la rentabilidad de tus proyectos. Esta es información fundamental para identificar los aspectos que puedes mejorar a corto plazo.
Su plan gratuito permite la integración de métodos de pago como Paypal, enviar facturas automáticas y manejar un número ilimitado de clientes y proveedores. Ahora bien, sus planes de 15 y 35$ al mes disponen de herramientas más especializadas.
Ventajas:
- Opción ideal para emprendedores;
- Los datos tienen un respaldo en la nube;
- Seguimiento de la rentabilidad de tu empresa;
- Facturas emitidas en tiempo record.
7. CloudBooks
En el caso de este programa de contabilidad, su enfoque se basa principalmente en la creación de facturas personalizadas para tu empresa. Incluso ofrece la integración de PayPal y Stripes para que tus clientes realicen los pagos mucho más rápido.
Ofrece opciones para que realices el seguimiento de tus compras y gastos cada día. También puedes solicitar informes financieros que cambian según tus requerimientos, de manera que puedas tener una visión global del rendimiento de tu compañía.
En comparación a otros programas, tiene un coste relativamente pequeño de 9,99 $ cada mes, aunque también ofrece un plan de gestión contable de por vida por 999 $.
Ventajas:
- Precio reducido en comparación a otros programas;
- Integración con métodos de pago como PayPal;
- Generación de informes financieros;
- Datos encriptados para tu seguridad.
8. Intuit Quickbooks
Continuamos con un programa especializado en realizar los registros de nómina para mejorar la gestión de empleados. Esta cualidad es sumamente importante si tu empresa está creciendo rápidamente.
El programa de contabilidad para pymes ofrece tres planes que van desde los 18 $ a 38$ al mes. En todos ellos tendrás acceso a su servicio de atención al cliente y podrás hacer facturas ilimitadas.
Su sistema se basa en el almacenamiento de la información en la nube, de manera que no tengas que descargar ningún programa. Solo necesitas una conexión a internet para ingresar al software de gestión y darle seguimiento a todos los movimientos financieros.
Ventajas:
- Seguimiento en tiempo real de cada movimiento;
- Información almacenada en la nube;
- Plataforma fácil de usar;
- Servicio al cliente eficiente.
9. Freshbooks
Freshbooks ofrece, además de las principales herramientas de gestión, la opción de enviar cotizaciones a potenciales clientes. Su intención es lograr que puedas conseguir más oportunidades de negocio usando un formato profesional y funcional.
También te permite personalizar tus informes financieros y generar conciliaciones bancarias de forma automática para que ahorres tiempo.
Cuenta con cuatro planes, donde el más económico es de 6 $ cada mes, pero tiene algunas limitaciones. Su plan profesional está en 18 $ mensuales, destacando que te ofrecen una prueba gratis para que compruebes si es el ideal para tu empresa.
Ventajas:
- Soporte técnico disponible en español;
- Facturación automática;
- Conciliaciones bancarias e informes financieros;
- Rápida creación de asientos contables.
10. Contasol
El programa de contabilidad de Contasol se caracteriza por ofrecer un servicio automatizado para la generación de facturas, los asientos de cobro y pago, el cálculo de los impuestos, entre otras características.
En general, la intención del software es que puedas ahorrar la mayor cantidad de tiempo posible al optimizar las tareas repetitivas, además de que permite crear plantillas específicas para los informes financieros.
Por otra parte, la empresa de Contasol ofrece clases gratuitas para que aprendas a utilizar el programa y consejos para que consigas una mejor gestión administrativa.
Ventajas:
- Facturas e informes personalizados;
- Automatización de tareas repetitivas;
- Ideal para pequeñas y medianas empresas;
- Seminarios web gratis para mejorar la contabilidad.
11. a3ERP
Pasamos ahora a un programa un poco más avanzado que puede adaptar tu interfaz y herramientas a los requerimientos de tu empresa. Justo por esto, para recibir un presupuesto sobre su coste, tienes que contactar a uno de sus asesores de venta.
Este es uno de los programas de facturación y contabilidad más completos, ya que permite realizar seguimiento a todas las áreas de tu compañía: producción, ventas, compras, inventarios, facturas, etc.
Su intención es ofrecer un servicio integral para que solo tengas que usar un programa para la gestión administrativa. Destacamos además que su servicio al cliente está disponible en español a través del correo electrónico.
Ventajas:
- Se ajusta a las necesidades de tu empresa;
- Visión integral de todas las finanzas;
- Fácil de usar y de entender;
- Facturación y conciliaciones bancarias automáticas.
12. Sage 50cloud
Finalizamos con Sage 50cloud, un programa que ofrece una versión gratuita con herramientas muy útiles para la gestión administrativa. Toda tu información será almacenada en la nube, de manera que tendrás un respaldo de la contabilidad de tu empresa.
El software se basa en la automatización de tareas repetitivas para el ahorro de tiempo, destacando también que se especializa en la contabilidad analítica para realizar informes personalizados que miden el progreso de tu empresa. Tienen tres planes disponibles que van desde los 59 hasta los 160 $ por mes.
Ventajas:
- Reportes financieros personalizados;
- Información con respaldo en la nube;
- Seguimiento de inventarios;
- Programa de contabilidad integral.
Programas de contabilidad sin conexión y en linea para pequeñas empresas
Todos los programas que mencionamos, y muchos otros disponibles en el mercado, se pueden clasificar en dos tipos: sin conexión o en línea. Ambas modalidades tienen características que debes considerar al momento de escoger un software para tu empresa.
Los sistemas locales o sin conexión son programas descargables que puedes utilizar en uno o varios dispositivos sin necesidad de conectarte a internet. Esto implica que todos tus datos de facturación y contabilidad deben ser resguardados en un servidor en tu propia empresa.
Contrariamente, un programa basado en la nube se basa en el almacenamiento de tu información en el servidor del propio proveedor del software. A estos programas se puede ingresar desde cualquier lugar con internet.
A continuación, te diremos algunas de las ventajas y desventajas que tienen ambas modalidades, de manera que puedas escoger la que mejor se adapte a tus necesidades.
| Programa | Ventajas | Desventajas |
| En línea | 1. Permiten la escalabilidad al aumentar la capacidad de almacenamiento. 2. Se puede ingresar desde cualquier dispositivo con internet. 3. No requiere de servidores en la empresa para funcionar. 4. Actualizaciones constantes para todos los usuarios. 5. Existe un respaldo de todos los datos de la empresa. | 1. Se tiene menor control sobre la seguridad de tus datos, ya que depende del proveedor. 2. Los pagos son constantes, generalmente mensuales o anuales. 3. Dependes de la respuesta del servicio técnico en caso de alguna falla en el programa. |
| Offline | 1. Control total de la seguridad de los datos de la empresa. 2. Solo requiere un pago inicial para la compra del software. 3. No requiere del servicio de internet para hacer uso del programa de contabilidad. | 1. Los servidores requieren de mantenimiento y actualizaciones manuales. 2. Solo se puede acceder al programa en los equipos donde estén instalados. 3. No existen respaldos de la información. 4. Es difícil compartir la información a organizaciones como la agencia tributaria. |
Se puede ver como la versión para contabilidad en la nube tiene algunas cualidades atractivas para la gestión administrativa. En general, estos programas reducen la inversión inicial que debes hacer y te brindan acceso a tu contabilidad desde cualquier lugar con internet.
Sin embargo, si necesitas una mayor seguridad para todos tus datos, entonces la opción ideal son los programas locales, aun cuando debas pagar un poco más de dinero para su instalación.
Recuerda que la elección entre una modalidad u otra depende simplemente de las necesidades de tu empresa y las cualidades que ofrezca el programa de contabilidad para pymes.
Conclusión
Sin duda alguna, el uso de un programa de contabilidad en tu empresa garantiza una mejor gestión de tus finanzas en todo sentido. Estos sistemas te ayudarán a optimizar la contabilidad, para ahorrar tiempo y recursos a corto plazo.
Actualmente existen muchos programas que puedes utilizar para hacer asientos contables o facturas automáticas en cuestión de pocos minutos. La idea en general de estos softwares es que se puedan automatizar las actividades repetitivas para evitar los errores en la contabilidad y aprovechar mejor el tiempo.
Vas a conseguir opciones muy variadas en el mercado, ya sean programas en línea o locales. Es importante que identifiques muy bien las necesidades que tiene tu empresa antes de seleccionar un software contable en específico.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un programa de contabilidad y para qué se utiliza?
Un programa de contabilidad es un software que permite automatizar tareas como el registro de los ingresos y egresos, la creación de informes financieros y conciliaciones bancarias, entre otros. Pueden usarse en empresas de cualquier tipo para ahorrar tiempo y evitar errores en su contabilidad.
¿Cuáles son las principales funciones de un programa de contabilidad?
Las funciones de estos programas dependen del desarrollador, puesto que cada uno establece características únicas para sus sistemas. Sin embargo, la mayoría permite el registro del libro diario, realizan balances generales, crean facturas para clientes, ofrecen recordatorios de pagos, entre otras funciones.
¿Qué tipos de programas de contabilidad existen y cuál es el más adecuado para mi empresa?
Existen programas en línea o locales, destacando que cada uno tiene sus propios beneficios y desventajas. La versión local se instala en un dispositivo donde se almacenan los datos directamente en la empresa, mientras que la opción en línea crea un respaldo en servidores a los que se puede acceder en todo momento con internet.
¿Cuáles son las características clave a tener en cuenta al elegir un programa de contabilidad?
Hay varios factores que debes considerar como la escalabilidad, si tienes que hacer un pago único o cada mes, la facilidad de uso, la seguridad de tus datos, si las herramientas que ofrece se adaptan a tus necesidades, entre otros.
¿Es obligatorio utilizar un programa de contabilidad para llevar la contabilidad de mi empresa?
No es obligatorio, estos son programas que puedes usar o no según tus preferencias. Ahora bien, el uso de un software especializado te permite optimizar la contabilidad de tu empresa, así como también ahorrar tiempo y prevenir errores en tus libros contables.
¿Qué precauciones debo tomar al utilizar un programa de contabilidad para garantizar la seguridad de mis datos?
Lo mejor que puedes hacer es conseguir un programa con buena reputación y comentarios positivos por parte de sus usuarios. También es importante que crees respaldos de la información, uses contraseñas seguras y solo le des acceso a personas de confianza.
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