Entender cómo realizar la presentación del Modelo 840 es fundamental si quieres evitar sanciones ante la Agencia Tributaria. Justo por eso, aquí aprenderás para qué sirve esta declaración, cómo hacerla, quién está obligado a presentarla y qué errores comunes debes evitar.

Contenido

¿Qué es el Modelo 840 y para qué sirve?

El Modelo 840 es una declaración que deben presentar todas las personas físicas o jurídicas que realizan actividades económicas sujetas al Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) y que no estén exentas de este. Su finalidad es comunicar las operaciones de alta, variación o baja en la matrícula del impuesto, es decir, en el registro oficial de actividades económicas gravadas.

Hay que mencionar que el IAE grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas en territorio nacional. Su gestión corresponde al Estado, a través de la AEAT, aunque su recaudación se realiza por los ayuntamientos, conforme al Real Decreto Legislativo 2/2004, de 5 de marzo.

¿Para qué sirve el Modelo 840 en altas, bajas o modificaciones en el IAE?

Este modelo cumple una función censal y tributaria, garantizando que las actividades económicas tributen correctamente en función de su naturaleza y volumen. Su presentación es obligatoria en tres casos concretos:

  • Alta: cuando una empresa o profesional inicia una actividad económica sujeta al IAE.
  • Baja: cuando el contribuyente cese en la actividad o deja de estar obligado al impuesto, por ejemplo, por reducirse el importe neto de la cifra de negocios por debajo del umbral de exención.
  • Modificación: cuando cambien las circunstancias declaradas (epígrafe, localización, tipo de actividad, superficie afectada o cuota).

De este modo, el Modelo 840 de la AEAT permite mantener actualizada la información censal y los datos fiscales de los sujetos pasivos y a los ayuntamientos aplicar correctamente las tarifas del IAE vigentes.

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¿Quién debe presentar el Modelo 840?

Todo sujeto pasivo que no esté exento del IAE está obligado a hacer la presentación del Modelo 840 cuando deba comunicar a la AEAT un alta, baja o variación en su matrícula. Dicha obligación se aplica a:

  • Las personas jurídicas, los establecimientos permanentes de entidades no residentes y las sociedades civiles que realizan una actividad sujeta al IAE.
  • Aquellas entidades que, tras estar exentas, pierdan el derecho a la exención, como por ejemplo, al superar el importe neto de la cifra de negocios. Si esto ocurre, deben presentar el modelo en el plazo reglamentario a contar desde el hecho causante.
  • Los sujetos que modifiquen datos esenciales de su actividad, tales como un cambio de epígrafe, domicilio fiscal, local afectado, cuota o demás elementos del impuesto.

¿Quién está exento de presentar el Modelo 840 del IAE?

Aquellos que están exentos de presentar el Modelo 840 del IAE son:

  • Personas físicas, como un autónomo, que ejercen una actividad empresarial, profesional o artística y que, conforme al artículo 82 del RDL 2/2004, están exentas del IAE.
  • Todas las entidades cuyo importe neto de la cifra de negocios del ejercicio anterior sea inferior a 1 000 000 €, según lo dispuesto en el artículo 82.1.c.2º del RDL 2/2004.
  • Las administraciones públicas, los organismos autónomos del Estado, las entidades gestoras de la Seguridad Social y demás entes incluidos en el artículo 82.1.a) del mismo texto.

Aunque queden exentas del pago del impuesto, estos sujetos pueden estar obligados a presentar comunicación censal mediante el Modelo 036.

¿Cuándo se presenta el Modelo 840?

Los plazos del Modelo 840 dependen de la naturaleza de la declaración, por lo que se distinguen los siguientes casos:

  • Alta por inicio de actividad: se presenta el modelo en el plazo de 1 mes a contar desde la fecha de inicio de la actividad.
  • Alta por pérdida de exención: si se pierde la condición de exención, debe presentarse durante el mes de diciembre anterior al año en que queda obligado al IAE.
  • Variación (cambio de datos censales o tributarios): el sujeto tiene un plazo de 1 mes a contar desde la fecha en que se produjo la modificación.
  • Baja por cese de la actividad: en este caso, se tiene disponible un plazo de 1 mes desde el cese efectivo.
  • Baja por acceso a la exención: se debe hacer la declaración durante el mes de diciembre anterior al año en que la exención surte efecto.
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¿Dónde y cómo se realiza la presentación del Modelo 840?

Ya conoces cuándo se presenta el Modelo 840, pero ¿cómo debes hacer la declaración? Esta puede presentarse por vía telemática o, en ciertos casos, de forma presencial.

Para el caso de la presentación online, esta se realiza a través de la Sede Electrónica de la AEAT, accediendo al trámite «Modelo 840. Declaración de alta, variación o baja en el IAE». El artículo 14.2 de la Ley 39/2015 establece cuáles son las entidades obligadas a hacer la declaración por esta vía.

Hay que destacar que para acceder al formulario es necesario identificarse mediante certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve. El sistema permite validar los datos antes del envío y genera un justificante con Código Seguro de Verificación (CSV).

Presentación presencial en la Administración Tributaria

Las personas físicas no obligadas a la presentación telemática pueden presentar el Modelo 840 en formato papel. De ser tu caso, puedes conseguir el formulario en PDF desde la Sede Electrónica, para luego completarlo y entregarlo en la Delegación o Administración de la AEAT correspondiente a tu domicilio fiscal.

Cuando la gestión censal del IAE está delegada en el ayuntamiento, puedes entregar la declaración en la entidad local. En cualquier caso, el documento debe ir firmado por el titular o su representante, acompañado de la documentación que acredite el alta, variación o baja.

Requisitos técnicos y documentación necesaria

Para la presentación telemática se requiere:

  • navegador actualizado (Chrome, Firefox o Edge) con JavaScript y cookies activados
  • permitir ventanas emergentes del dominio agenciatributaria.gob.es
  • lector de PDF actualizado
  • certificado digital, DNIe o acceso mediante Cl@ve

Además, es necesario disponer de:

  • NIF, nombre o razón social y domicilio fiscal
  • datos del local o instalación donde se ejerce la actividad
  • epígrafe o grupo del IAE aplicable
  • documentación justificativa del cese, inicio o variación declarada, cuando corresponda

Instrucciones del Modelo 840 paso a paso

Este modelo se compone de varios apartados destinados a identificar al contribuyente y a describir la actividad económica que causa el alta, variación o baja en el Impuesto sobre Actividades Económicas. Según las instrucciones del Modelo 840, cada uno de los bloques debe cumplimentarse según el tipo de declaración presentada y siguiendo estos pasos:

Apartado I: Datos identificativos del sujeto pasivo

En este bloque se consignan el NIF, la razón social o nombre completo, el domicilio fiscal, el código de municipio y la clave de tipo de entidad (persona física o jurídica). Cuando proceda, se incorpora el código CNAE correspondiente a la actividad principal y, en caso de alta por inicio de actividad, la fecha exacta de comienzo.

Apartado II: Tipo de declaración (alta, modificación o baja)

Luego, debes marcar la opción que corresponda según la declaración que vayas a realizar:

  • Alta, cuando se inicie una nueva actividad sujeta al IAE.
  • Modificación, si cambian los datos previamente declarados (epígrafe, local, superficie o cuota).
  • Baja, cuando se produce el cese o la exención del impuesto.

Debe indicarse el motivo y la fecha efectiva del hecho que origina la declaración.

Apartado III: Representante legal (si aplica)

Este apartado del Modelo 840 de la AEAT se completa únicamente cuando interviene un representante. En él se incluyen NIF, nombre y la relación de representación (administrador, apoderado, tutor, etc.). Para el caso de las personas jurídicas, la representación es obligatoria y debe estar acreditada mediante poder o escritura registrada.

Apartado IV: Datos de la actividad económica

En este apartado se describe la actividad sujeta al IAE. Se debe indicar el epígrafe o grupo de las Tarifas del IAE, la denominación comercial, el domicilio donde se ejerce la actividad y el tipo de cuota aplicable (municipal, provincial o nacional). Si la entidad realiza varias actividades al mismo tiempo, se incorpora un bloque por cada una.

Apartado V: Locales afectos directa o indirectamente a la actividad

Aquí se relacionan los locales, instalaciones o dependencias donde se desarrolla la actividad. Para cada local debe indicarse la dirección completa, el número de referencia catastral y el tipo de titularidad (propiedad, arrendamiento o cesión).

También se especifica si el local está afecto directamente a la actividad principal o indirectamente (por ejemplo, oficinas o almacenes).

Apartado VI: Elementos tributarios y base de cálculo

En este bloque se incluyen los elementos determinantes de la cuota, como superficie del local, potencia instalada, número de empleados u otros factores establecidos en las Tarifas del IAE. Dichos datos sirven para calcular la base de tributación de cada actividad o local, de acuerdo con los criterios definidos por la AEAT y la ordenanza fiscal aplicable.

Apartado VII: Cuota y firma del declarante

Finalmente, debes indicar la cuota tributaria resultante, calculada conforme a los elementos declarados y las tarifas del IAE. El formulario debe ir firmado por el titular o su representante. Si la presentación es telemática, se debe incluir la firma electrónica o el sello digital del certificado utilizado.

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Códigos y cálculo del Modelo 840 del IAE

Cada actividad económica se clasifica mediante un epígrafe perteneciente a las Tarifas del IAE, aprobadas por el Real Decreto Legislativo 1175/1990, de 28 de septiembre. Estos epígrafes se organizan en tres secciones:

  • Sección 1: actividades empresariales
  • Sección 2: actividades profesionales
  • Sección 3: actividades artísticas

Como contribuyente, debes seleccionar el epígrafe que describa tu actividad, atendiendo a su naturaleza y forma de ejercicio. La relación completa de epígrafes puede consultarse en la Sede Electrónica de la AEAT dentro del apartado del IAE.

Cuando se desarrollan varias actividades, cada una debe declararse en un epígrafe independiente dentro del Modelo 840.

Cálculo del IAE según los elementos tributarios declarados

El importe del IAE se obtiene aplicando las tarifas del impuesto a los elementos tributarios declarados en el Modelo 840, definidos por la normativa estatal y por la ordenanza fiscal municipal. Entre ellos se encuentran:

  • superficie del local o instalación
  • potencia eléctrica instalada
  • número de empleados
  • capacidad productiva u otros parámetros específicos del epígrafe

Ahora bien, el cálculo general sigue estas fases:

  1. Se determina la cuota mínima (municipal, provincial o nacional) prevista para el epígrafe que corresponda.
  2. Luego se aplican los coeficientes de ponderación y de situación aprobados por el ayuntamiento.
  3. Finalmente, se incorporan los recargos provinciales u otros incrementos contemplados en la normativa local.

El resultado es la cuota tributaria aplicable a la actividad. Hay que destacar que en los municipios con gestión delegada del IAE, la AEAT traslada los datos censales al ayuntamiento, que es el encargado de practicar la liquidación definitiva.

Ejemplo práctico de cálculo del Modelo 840 del IAE

Una sociedad limitada inicia una actividad de comercio al por menor de artículos de papelería y material escolar en un local de 80 m² en Madrid. La empresa tributa por la cuota municipal del epígrafe 659.4 «Comercio al por menor de libros, periódicos, artículos de papelería y escritorio», Sección 1 del IAE.

Datos iniciales declarados en el Modelo 840:

  • Superficie del local: 80 m²
  • Potencia eléctrica instalada: 10 kW.
  • Número de empleados: 2.
  • Epígrafe IAE: 659.4.
  • Tipo de cuota: municipal.

Cálculo de la cuota tributaria del IAE

  • Cuota mínima municipal: el epígrafe 659.4 tiene una cuota mínima municipal de 186.61 € para municipios con más de 500 000 habitantes, como Madrid (RDL 1175/1990).
  • Coeficiente de ponderación: importe neto de la cifra de negocios inferior a 1 millón. Se aplica un coeficiente de 1.00.
  • Coeficiente de situación: el Ayuntamiento de Madrid fija para esta zona un coeficiente a considerar de 1.10.
  • Recargo provincial: el recargo provincial aplicable es del 40 % sobre la cuota mínima.

Cálculo final:

  • 186.61 € × 1.00 × 1.10 = 205.27 €
  • Recargo provincial: 186.61 € × 0.40 = 74.64 €
  • Cuota total anual del IAE: 205.27 € + 74.64 € = 279.91 €

¿Cómo rellenar el Modelo 840 correctamente?

Antes de cumplimentar y presentar el Modelo 840 como contribuyente, debes disponer de todos los datos identificativos y censales requeridos por la AEAT, tales como: 

  • NIF, razón social o nombre, domicilio fiscal
  • ubicación de los locales
  • epígrafe aplicable según el RDL 1175/1990
  • tipo de cuota (municipal, provincial o nacional)
  • elementos tributarios exigidos por la tarifa correspondiente

En caso de alta, modificación o baja, debes aportar la documentación que acredite el hecho declarado. Asimismo, la AEAT recomienda verificar previamente el epígrafe mediante la lista oficial del IAE para tener clara la clasificación y así no cometer errores en la declaración.

Ejemplo práctico del Modelo 840

Además de explicar para qué sirve el Modelo 840, queremos darte un ejemplo de cómo tienes que completarlo. Imagina que participas en una sociedad limitada que inicia una actividad de asesoría contable y fiscal sin local abierto al público. Con esta información, se obtiene:

  • Epígrafe aplicable: 731 — «Profesionales de la contabilidad, teneduría de libros, auditoría y asesoría fiscal (Sección 2 del IAE)».
  • Tipo de cuota: nacional, conforme a las Tarifas del IAE para actividades profesionales.
  • Importe neto de la cifra neta de negocios: superior a 1 000 000 €, por lo que no está exenta del IAE.

Sabiendo esto, completa: 

  • Apartado I: ingresas los datos identificativos de la sociedad limitada. 
  • Apartado II (Tipo de declaración): se selecciona «Alta».
  • Apartado III (Representante legal): en una sociedad limitada debe rellenarse con los datos del administrador o representante (NIF, nombre y tipo de representación).
  • Apartado IV (Datos de la actividad): se indica el epígrafe 731, el domicilio fiscal y la fecha de inicio.
  • Apartado V (Locales afectados): no se tiene ningún local afectado y no es necesario completar el apartado.
  • Apartado VI (Elementos tributarios): al tratarse de una actividad profesional sin local afecto, no se declaran superficie ni otros elementos vinculados a cuotas municipales. Se pueden consignar datos censales como la potencia instalada o personal empleado, aunque estos no afectan a la cuota de este epígrafe.
  • Apartado VII (Cuota): se consigna la cuota nacional correspondiente al epígrafe 731 según el RDL 1175/1990. 

Finalmente, la declaración se firma electrónicamente y se presenta por vía telemática.

Errores comunes al rellenar el Modelo 840 y cómo evitarlos

Aun conociendo cómo rellenar el Modelo 840, se pueden cometer errores habituales como seleccionar un epígrafe que no coincide con la actividad real, omitir la fecha de inicio o cese en las declaraciones de alta o baja, o al declarar de forma incorrecta los elementos tributarios exigidos por la tarifa aplicable. 

También es frecuente la falta de documentación acreditativa en casos de modificación o cese y la presentación fuera del plazo legal de 1 mes desde que se produjo el hecho declarado.

Una forma de minimizar estos problemas es utilizando el asistente de validación del formulario que ofrece la AEAT para detectar discrepancias antes del envío y facilitar la corrección inmediata.

Revisión final antes de la presentación del Modelo 840

Antes de confirmar la declaración, debes verificar los datos identificativos, el epígrafe seleccionado y la correspondencia de la actividad con el censo. 

Es necesario que compruebes que el tipo de cuota coincide con el asignado en las Tarifas del IAE y que los elementos tributarios exigidos por la tarifa estén completos. Recuerda que la información declarada en el Modelo 840 debe ajustarse a la documentación justificativa presentada.

Si todo está correcto, la declaración puede firmarse y enviarse por vía telemática, aunque las personas físicas no obligadas a medios electrónicos pueden imprimir el modelo.

FAQ

¿Cuándo se presenta el Modelo 036 o el Modelo 840?

El Modelo 036 se utiliza para comunicar el alta, baja o modificación en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. Por su parte, el Modelo 840 se presenta únicamente cuando la actividad genera obligación de tributar por el IAE.

¿Cómo cumplimentar el Modelo 840 en una sociedad limitada?

Debe consignarse el NIF, la razón social y el epígrafe exacto del IAE según el RDL 1175/1990. Si la actividad utiliza locales, deben declararse su ubicación y los elementos tributarios exigidos por la tarifa.

¿Qué diferencia hay entre el Modelo 840 y el Modelo 848 del IAE?

El Modelo 840 comunica altas, bajas o modificaciones en el IAE, mientras que el Modelo 848 sirve para declarar la cifra neta de negocios del ejercicio anterior y así determinar si el contribuyente está exento o no.

¿Se puede presentar el Modelo 840 fuera de plazo sin sanción?

No. La presentación fuera del plazo legal de 1 mes genera los recargos por declaración extemporánea previstos en el artículo 27 de la Ley General Tributaria: 1 % más otro 1 % por cada mes completo de retraso, o un recargo del 15 % con intereses de demora si han transcurrido más de doce meses.

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