Libro diario: todo lo que tienes que conocer de este registro contable

¿Qué es el libro diario?

También conocido como diario general, el libro diario es un registro contable obligatorio en España. Allí se anotan todas las operaciones económicas que realiza una empresa, un profesional autónomo, una asociación o institución pública en orden cronológico.

Es uno de los libros más importantes dentro del Plan General de Contabilidad, ya que representa la base para otros registros como el libro mayor. Permite, además, tener un mayor control de todas las transacciones realizadas día a día.

La responsabilidad de elaborar el libro diario recae en cualquier empresa o persona que realice actividades económicas, incluyendo negocios, asociaciones e instituciones públicas. En la práctica, son los contables o profesionales de la contabilidad quienes llevan a cabo esta tarea, aunque también puede ser externalizada a gestorías.

Diferencia entre libro diario y libro mayor

Aunque ambos registros son indispensables para mejorar la gestión financiera de un negocio, solo el libro diario es obligatorio según las leyes españolas. El libro mayor solo se utiliza como un complemento. 

Su mayor diferencia radica en que dentro del diario general se realiza el registro de forma cronológica, indicando las cuentas a las que afecta. Por su parte, el libro mayor hace el registro dividido por cuentas, que pueden ser algunas como “bancos”, “caja”, “ventas”, etc. 

Características del libro diario

Cada anotación que se hace en el libro diario se conoce como asiento contable. Cada uno de ellos debe tener las siguientes características: 

• El orden de cada transacción registrada en el libro diario debe ser cronológico y sin errores. 
• Los asientos contables son detallados, ya que deben proporcionar suficiente información para entender la naturaleza de la operación sin recurrir a otro documento como una factura. 
• Cada asiento contable debe cumplir con el principio de la partida doble, es decir, que por cada “debe” (débito) tiene que existir un “haber” (crédito) de igual importe.
• Se tienen que incluir todas las operaciones económicas realizadas, sin excepciones. 

Formato y estructura

El libro diario contabilidad consta de una tabla con diferentes columnas verticales donde se registra la información de cada operación. Debe incluir las siguientes: 

• Fecha: aquí se especifica cuándo se realizó exactamente la transacción y permite identificar patrones en la actividad económica. 
• Descripción: tal como mencionamos, se necesita agregar una pequeña descripción que demuestre la naturaleza de la operación.
• Cuentas afectadas: toda actividad afecta por lo menos a dos cuentas, las cuales se tienen que identificar con un número y su respectivo nombre. 
• Débitos: en esta columna se ingresan los montos que demuestran un aumento de activos, ingresos o de capital, así como la disminución de pasivos.
• Créditos: por su parte, aquí se asientan la disminución de los activos o gastos y los aumentos del pasivo. 
• Referencias: es una columna opcional donde debes incluir alguna referencia a otros documentos contables relacionados con la transacción. 

Importancia del libro diario en la contabilidad

Ya conoces qué es el libro diario, por lo que puedes entender fácilmente su importancia para la contabilidad. Al ser el primer registro contable, este se convierte en la base para hacer el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de caja, el libro mayor, etc. 

Por otra parte, este libro contable ayuda a detectar cualquier error en la contabilidad, así como también la omisión de información relevante de alguna transacción. Funciona como un medio para cumplir con la normativa vigente y evitar cometer cualquier forma de fraude fiscal. 

Tampoco podemos dejar de mencionar el hecho de que el libro diario permite realizar análisis para conocer cómo es la salud financiera de tu negocio. A través del registro vas a conseguir patrones de gastos o ingresos que te ayudarán a mejorar tu planificación a futuro y obtener así mejores resultados. 

Obligaciones legales relacionadas con el libro diario

La Ley General Tributaria, en su artículo 29, establece que todas las empresas deben conservar sus libros contables, ya sean físicos o electrónicos, con la finalidad de verificar la exactitud de las declaraciones tributarias realizadas durante un periodo impositivo específico. 

En este mismo sentido, el Código de Comercio, en su artículo 30, menciona que se tienen que mantener los apuntes contables por al menos seis años desde la fecha de su último asiento contable. Ambas regulaciones se aplican para el libro diario. 

No cumplir con estas regulaciones o no hacer el registro de las operaciones económicas correctamente, puede generar algunas consecuencias tales como: 

• Sanciones administrativas por parte de la Agencia Tributaria o del Registro Mercantil. Aquí se incluyen multas cuyo monto dependerá de la gravedad de la infracción. 
• Si no se tienen los libros diarios, se hace difícil defenderse ante casos de litigios o disputas legales. 
• Las deducciones fiscales no se pueden reclamar, puesto que cada una tiene que estar debidamente registrada en el libro diario y otros registros contables. 
• Se hace difícil conseguir financiación, ya que las organizaciones financieras piden como requisito el acceso a los libros contables. 

Requisitos formales para la elaboración del libro diario

Tanto en el Código de Comercio como en el Plan General de Contabilidad se establecen algunos requisitos para elaborar este registro en España, tales como:

• Se tienen que hacer los apuntes contables en el idioma oficial del país;
• El libro debe tener la identificación de la empresa, así como su NIF;
• Debe incluir fecha, descripción y cuenta afectada por la transacción; 
• Tiene que cumplir con el principio de doble partida;
• Debe estar firmado y sellado por el responsable de hacer el registro;
• Se registran todas las operaciones en la moneda oficial de España, es decir, el euro. 

¿Cómo se elabora un libro diario?

Los pasos para hacer asientos contables en el libro diario contabilidad son simples, siempre y cuando organices todas las operaciones en orden cronológico. En este sentido, solo tienes que: 

1. Identificar y organizar cada una de las transacciones económicas realizadas;
2. Anotar la fecha en la que se realizó la operación;
3. Redactar una descripción corta y precisa;
4. Señalar las cuentas involucradas y si se debitan o acreditan;
5. Registrar los montos en el debe y el haber de cada cuenta.

Veamos ahora un pequeño ejemplo de cómo debería verse un libro diario, en el contexto de una pequeña tienda de zapatillas.

Libro diario electrónico: ¿es posible?

El constante progreso de la tecnología ha generado el uso de diversos sistemas contables que permiten realizar un registro diario electrónico, el cual nos ofrece algunos beneficios y desventajas significativas que definitivamente deberías conocer. 

Ventajas:

• Automatización de las tareas y reducción de errores;
• Acceso remoto a los registros y facilidad de uso;
• Realización de análisis contables en menos tiempo;
• Integración con otros programas contables y de gestión financiera. 

Desventajas:

• Se debe realizar una inversión para conseguir acceso al sistema contable;
• Hay que considerar la curva de aprendizaje de tu personal para hacer los registros;
• Puede existir dependencia a la tecnología si no existe un respaldo;
• Se deben cumplir algunos requisitos legales. 

Legislación

Con respecto a este último punto, es necesario que se cumplan requisitos mínimos específicos  para que el registro se pueda hacer de forma electrónica. Principalmente, es necesario que se incluya una firma o certificado digital válido y seguro. 

Por otra parte, los registros se tienen que mantener por el mismo tiempo (al menos seis años) y los programas usados tienen que garantizar que no se puedan alterar los datos, evitando así el fraude fiscal. 

Errores comunes al llevar el libro diario y cómo evitarlos

Son muy variados los problemas que se pueden presentar al momento de hacer el registro contable en el libro diario contabilidad. Algunos de los errores más comunes pueden ser: 

• Asignar incorrectamente las cuentas afectadas por las operaciones;
• Omitir transacciones económicas o incluso duplicarlas;
• No hacer una conciliación del saldo constantemente;
• Incumplir la regla de la partida doble;
• Colocar fechas incorrectas;
• No valorar correctamente los activos de la empresa;
• Mantenerse desinformado con los cambios en la normativa vigente. 

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Conclusión

Si cometes alguno de estos errores en el libro diario, puedes utilizar asientos contables de corrección. Estos te permiten reemplazar la información de los asientos erróneos, de manera que todas las cuentas vuelvan a estar equilibradas. 

Para evitar estos inconvenientes, asegúrate de capacitar correctamente a tu personal, implementar controles internos en la empresa, mantener tus facturas y otros documentos contables organizados y tener respaldos de la información. Todo esto te ayudará a reducir errores y mejorar tu gestión contable. 

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto tiempo se debe actualizar el libro diario?

Esto dependerá de la complejidad de tu negocio y de la cantidad de operaciones que realizas. Idealmente, tienes que actualizar el libro contable cada día o al menos de forma semanal. Esto te garantiza no perder información ni olvidar registrar alguna transacción. 

¿Cómo se corrige un error en el libro diario?

Para hacer correcciones se utiliza un asiento de corrección, el cual reemplaza el registro erróneo y permite que las cuentas se vuelvan a equilibrar. Es importante incluir una nota explicativa en el nuevo asiento para explicar el error cometido. 

¿Qué pasa si accidentalmente pierdo el libro diario?

La pérdida del libro diario puede traer problemas con la Agencia Tributaria, por lo que incluso puedes recibir multas o sanciones. Asegúrate de tener respaldos electrónicos y físicos de tus operaciones para evitar estos inconvenientes.