Conoce qué es el informe de datos de cotización, cuál es el procedimiento para solicitarlo, qué datos incluye y mucho más. Este artículo está dirigido a profesionales de Recursos Humanos (RR. HH.), empleados y propietarios de empresas que buscan información precisa para tomar decisiones estratégicas.
¿Qué es el informe de datos de cotización?
El informe de datos de cotización es un documento informativo que proporciona la Seguridad Social a las empresas. Allí se muestra la información relacionada con las cotizaciones de cada trabajador, que se actualiza mes a mes.
También llamado IDC, este documento permite a las empresas comprobar y comparar la información que tienen directamente con el Sistema de Liquidación Directa de cotizaciones a la Seguridad Social.
¿Para qué sirve el informe de datos de cotización?
Un informe de este tipo se utiliza, principalmente, para verificar que todas las cotizaciones de los empleados se están realizando correctamente y así evitar posibles sanciones. Otros usos para las empresas pueden ser:
- Garantizar que se cumplan todas las normas establecidas en la Ley General de la Seguridad Social.
- Mejorar la gestión de la nómina de los trabajadores y reducir los posibles errores en su cotización.
- Detectar irregularidades en los registros y prevenir acciones de fraude.
- Planificar la jubilación de los empleados y gestionar cómo serán los relevos en los puestos de trabajo.
Por otra parte, para los empleados, un IDC Seguridad Social permite lo siguiente:
- Comprobar que los periodos de cotización y la base de cotización sean correctos en el registro de la Seguridad Social.
- Estimar los beneficios a obtener durante la jubilación según las cotizaciones realizadas.
- Presentar solicitudes de prestaciones por desempleo, invalidez o jubilación.
Es importante destacar que tanto los trabajadores como las empresas y los autónomos pueden solicitar el IDC. La solicitud se puede hacer de forma telemática o presencial, aunque del procedimiento te hablaremos más adelante.
Tipos de informe de cotizaciones
Según los datos que solicites y el uso que pretendas darle, existen varias modalidades del informe de la Seguridad Social IDC. Aquí te mostramos las opciones que puedes pedir.
Modelo IDC individual
Este modelo recoge todos los datos que tiene la Seguridad Social sobre un empleado en particular. Allí se encuentran los datos personales del trabajador, la empresa con la que trabaja (especificando cuál es su relación laboral, tiempo de contrato, categoría profesional, etc.).
Fichero IDC por periodo de liquidación para un número de afiliación
Pasamos a una modalidad especial para los empleados. A través de este modelo, una persona puede acceder a toda la información registrada en la Seguridad Social sobre su vida laboral.
Utilizando el NAF (número de afiliación), se puede ver cuánto se ha cotizado en cada trabajo y los periodos de cotización. Todo esto con la finalidad de calcular los posibles beneficios en caso de pedir alguna prestación o la jubilación.
Fichero IDC por periodo de liquidación y cuenta de cotización
En este caso, se genera un informe IDC Seguridad Social destinado a las empresas donde aparecen todos los datos de cotización de cada empleado de la organización. El informe se puede solicitar para un periodo de tiempo en específico.
De cada trabajador conseguirás información como los tiempos de alta, las particularidades de su cotización, el tipo de cotización aplicable y la base de cotización, entre otros datos relevantes. Por último, también se identifica a la empresa con su razón social, cuenta de cotización y su actividad económica.
¿Cómo se obtiene el informe de datos de cotización?
El informe se puede solicitar principalmente de forma online a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social. No se especifican plazos estrictos para la obtención del informe, pero es recomendable solicitarlo de manera mensual para mantener actualizada la información.
Para solicitar el informe de datos de un empleado en particular, o un grupo de ellos, debes seguir estos pasos:
- Date de alta en el Sistema RED de la Seguridad Social;
- Ingresa en la opción: Inscripción y Afiliación Online Real;
- Haz clic en “Informes”;
- Selecciona la opción de “Informe de datos de cotización trabajador cuenta ajena (IDC)” o “Informe datos de cotización período de liquidación CCC (Códigos de cuenta de cotización)”, según la información que necesites;
- Completar los datos solicitados, tales como el número de afiliación, periodo de liquidación y cuenta de cotización, entre otros.
Siguiendo estos pasos podrás pedir el informe de datos de cotización las veces que necesites y recibirlo inmediatamente, de manera que puedas garantizar una mejor gestión en el área de Recursos Humanos en tu empresa.
Ahora bien, si eres un autónomo, el proceso es diferente. Para este caso, tendrás que seguir estos pasos para solicitar el IDC:
- Dirígete a la página de la Sede Electrónica de la Seguridad Social;
- Busca la opción de “Informes y Certificados”;
- Selecciona “Informe de Datos de Cotización de trabajo autónomo”;
- Identifícate usando tu Certificado Electrónico, Cl@ve o DNI electrónico. En algunos casos también puede exigirse una firma electrónica;
- Ingresa el periodo de liquidación que quieres conocer;
- ¡Listo! Ya podrás descargar el informe.
¿Qué datos incluye el informe de datos de cotización?
Veamos a detalle cuáles son los principales datos que vas a conseguir en un informe de Seguridad Social IDC:
- Datos identificativos del trabajador: se incluye su nombre, número de identificación fiscal y si tiene algún tipo de discapacidad temporal o permanente, entre otros.
- Datos identificativos del régimen: con esto se refiere a si el empleado está dado de alta en la Seguridad Social o en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
- Peculiaridades de la cotización: cada empleado puede tener deducciones que modifiquen su cotización. El informe muestra si existen condiciones especiales para cada trabajador.
- Tipos de cotización: también se muestra el tipo de cotización que realiza el empleado, ya sean contingencias comunes, profesionales, etc.
- Otros datos: finalmente, se pueden ver otros elementos como la base de cotización del trabajador, su actividad económica, mutualidad o el cese.
Conclusión
Una vez que tengas el informe de datos de cotización en tus manos, es importante que lo verifiques cuidadosamente en búsqueda de posibles errores o inconsistencias.
Para esto, lo primordial es confirmar los periodos de cotización, la base de cotización, el régimen al que está inscrito el trabajador y las contingencias a las que tiene derecho.
También vale la pena comparar estos datos con los que aparecen en la nómina o en el contrato de relación laboral para evitar discrepancias. Puedes solicitar la ayuda de profesionales en el tema o utilizar herramientas de la Seguridad Social.
Preguntas frecuentes
¿Hay un informe de datos de cotización para autónomos?
Sí, los autónomos también tienen derecho a recibir este informe. En la Sede Electrónica de la Seguridad Social se puede conseguir el informe donde se muestran datos como las bases de cotización, periodos de liquidación, cuotas pagadas, bonificaciones, deducciones y contingencias cubiertas.
¿Qué hacer si hay errores en el informe?
En caso de detectar un error en el informe, se debe presentar un reclamo en la Sede Electrónica de la Seguridad Social, en una de sus oficinas físicas o por llamada telefónica. Se deben entregar documentos que demuestren el error, de manera que puedan usarse para modificar la información en el sistema.
¿Cómo afecta la información del informe a la jubilación?
A partir del informe de datos de cotización IDC se obtiene la base reguladora con la que se va a calcular los beneficios de tu jubilación. Allí aparece el número de años y dinero cotizado, lo que resulta clave en el momento de saber a qué edad puedes jubilarte y las condiciones para hacerlo.
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