Datos fiscales: conoce cuáles son, cómo consultarlos y modificarlos

Definición de datos fiscales

Cuando hablamos de datos fiscales nos referimos a toda la información financiera y contable que constan en la Agencia Tributaria sobre tu empresa. En el caso de las personas físicas, allí se agrupan los datos personales y aquellos relacionados a sus fuentes de ingresos. Toda esta información se utiliza cuando se pretende realizar la declaración de la renta, por lo que siempre se tiene que mantener actualizada y sin errores. 

Las empresas, sobre todo, deben garantizar que cumplan con todos los requisitos legales que exige Hacienda. Por esta razón, deben presentar datos fiscales como su nombre y número de identificación fiscal, registro, obligaciones y certificados fiscales, entre otros. 

Importancia de los datos fiscales

La relevancia de acceder a los datos fiscales varía según quienes los consultan. En este sentido, se pueden considerar los beneficios que tiene para el estado, la Agencia Tributaria y el propio contribuyente. 

Tanto el Estado como la Agencia Tributaria tienen acceso a estos datos, de manera que la administración del país puede tomar medidas económicas y fiscales que beneficien a la población. 

Por su parte, la agencia solo utiliza la información para el cálculo de los impuestos, aunque también le permite evaluar si alguna actividad financiera es fraudulenta o no. Finalmente, el contribuyente se beneficia al tener un medio donde consultar como es su situación financiera para luego mejorar la planificación económica a mediano y largo plazo. 

Tipos de datos fiscales

Si hablamos exclusivamente del ámbito empresarial, es fácil ver que existe mucha información que se debe entregar a la Agencia Tributaria. Es por esta razón que se tiene una pequeña clasificación de los datos fiscales, la cual se muestra a continuación: 

• Datos personales: como el nombre lo indica, son todos los datos que identifican a la empresa, incluyendo su nombre legal, identificación fiscal (NIF), nombres de sus socios, domicilio fiscal, contactos e información sobre la cantidad de empleados, sueldos, entre otros.
• Datos de ingresos: aquí se clasifica toda la información referente al dinero que ingresa la empresa a partir de alquileres, ventas de productos, subvenciones y el financiamiento externo. 
• Datos de gastos: en este caso, se deben registrar todos los gastos derivados de las actividades económicas. Es a partir de los gastos operativos que se determina qué tan rentable es el negocio. 
• Datos de bienes y propiedades: son todos los activos no corrientes que tiene la empresa y que forman parte del cálculo de la base imponible de los impuestos por pagar al presentar la declaración de renta. 
• Otros datos relevantes: finalmente, según el tipo de actividad que realice tu empresa vas a necesitar ingresar o no algunos datos fiscales adicionales 

Categorías de datos fiscales: distinciones entre facturación e impuestos 

Otra forma de clasificar los datos fiscales depende de su finalidad, teniendo así dos categorías principales: datos de facturación y datos en tributación. 

Esencialmente son los mismos datos, con la única diferencia de que los de facturación son obligatorios cuando una empresa necesita emitir una factura, mientras que los de tributación sólo identifican a la empresa o a la persona particular ante la Agencia tributaria cuando se debe presentar la declaración de la renta y se pagar impuestos. 

Documentación tributaria requerida para empresas

Según la legislación de España, todas las empresas tienen que presentar diversos documentos fiscales que demuestren de forma fiel como se desarrollan sus actividades económicas. En este sentido, se deben presentar los siguientes documentos:

• Declaraciones fiscales: son declaraciones referentes al pago de impuestos como el IVA, el impuesto de sociedades, entre otros. 
• Libros contables: son los registros de las operaciones de la empresa que incluyen sus gastos, ingresos, balances, estados financieros, activos, pasivos, etc. 
• Facturación: es fundamental que la empresa mantenga registrada cada factura emitida y recibida. Estos son documentos fiscales de un ejercicio o actividad comercial que no pueden faltar.  
• Contratos y acuerdos: finalmente, se deben presentar todos los contratos como prueba o respaldo de las transacciones que se realizan. 

Cómo recopilar datos fiscales

Consultar los datos fiscales en el pasado podía ser todo un desafío que requería de tiempo y de mucho trabajo, puesto que se usaban métodos tradicionales para conseguir información. 

Inicialmente, tenías que dirigirte a alguna delegación de la Agencia Tributaria y realizar una verificación manual de todos los documentos físicos (facturas, libros contables, declaraciones de impuestos, etc.). También se utilizaba el correo postal para la comunicación, lo cual generaba respuestas lentas para los contribuyentes. 

Con la llegada de la era digital todo esto cambió, puesto que ahora las consultas se pueden realizar a través de medios electrónicos que, sin duda alguna, facilitan el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Así puedes obtener los datos fiscales de tu empresa casi de forma inmediata. 

El uso del certificado o DNI electrónico resultan métodos rápidos y fáciles de entender para consultar tus datos. La autenticación financiera en plataformas como Cl@ve te permiten verificar tu identidad en el entorno digital y garantizar tu seguridad. Incluso existía la posibilidad de usar apps móviles para hacer las consultas en la web de la agencia y mantenerse al día con las obligaciones tributarias cada año. 

Cómo utilizar los datos fiscales

Ya sea que necesites tus datos fiscales personales o los de tu empresa, conocer esta información es fundamental para garantizar un correcto uso de tus recursos, tomar mejores decisiones financieras y cumplir con tus obligaciones legales.

En este sentido, si manejas tus datos y sabes cómo consultarlos podrás hacer tus declaraciones de renta mucho más rápido y sin errores. Así lograrás cumplir con los plazos de esta campaña de la renta 2023. 

Con respecto a la planificación financiera, tener tus datos te permite entender cuál es la salud de tu economía, de manera que puedas tomar mejores decisiones para tu futuro y plantear metas más realistas para tu empresa. Incluso puedes conseguir beneficios fiscales específicos según tus condiciones y los subsidios gubernamentales disponibles. 

Finalmente, hay que destacar la importancia que tiene la transparencia financiera que mostrarán los datos fiscales cuando registres tus ingresos, egresos y patrimonio neto. 

Protección de datos fiscales

Así como el uso de la tecnología tiene sus beneficios en materia fiscal, también existen riesgos que tienes que tener en mente cuando accedes a los servicios de renta web como, por ejemplo, el robo de identidad con el cual pueden realizar actividades ilícitas utilizando tus datos fiscales. 

Para protegerte de estos problemas te podemos dar algunas recomendaciones simples como, por ejemplo:

• Utiliza diferentes contraseñas y actualizarlas constantemente en cada plataforma que uses para consultar tus datos fiscales;
• Obtén una Cla@ve PIN;
• Revisa que las páginas de consulta tengan un certificado SSL para encriptar tu información personal, usuarios y contraseñas;
• Instala programas de seguridad y antivirus que identifiquen amenazas de seguridad en tus ordenadores o dispositivos móviles. 

Es importante que sepas que en España la proyección de los datos fiscales está regulada por la Ley Orgánica 3/2018, denominada como Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Allí se establecen los derechos de acceso, rectificación y supresión de los datos fiscales que le constan a la agencia, entre otros. 

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Conclusión 

Ahora que sabes qué son los datos fiscales, seguramente puedes entender la importancia de conocerlos, consultarlos y actualizarlos constantemente, ya sea que tengas una empresa o seas una persona física. 

Esta información te permite garantizar que no exista ningún error en tus obligaciones fiscales, así como también te brinda datos relevantes para mejorar tu organización financiera. Todo esto se une para dar una visión de transparencia financiera y así identificar las áreas que requieren atención y que se pueden mejorar en poco tiempo. 

Es necesario que recuerdes utilizar medios seguros para consultar tus datos, ya sea que utilicen certificados digitales, DNI electrónico, un número de referencia, etc. 

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si mis datos fiscales contienen errores?

Si observas errores en tus datos fiscales, puedes presentar una solicitud de rectificación a la Agencia Tributaria. El proceso es totalmente online, ya que solo necesitas modificar los datos anteriores y esperar la revisión y confirmación de los datos a través de correo electrónico. 

¿Qué debo hacer si no estoy registrado en el sistema Cl@ve PIN?

Para el registro en el sistema de Cl@ve PIN puedes dirigirte a una sede presencial de la Agencia Tributaria o a través de internet. El registro se realiza en pocos minutos, sobre todo si ya tienes un certificado o DNI electrónico. 

¿Cuándo puedo acceder a mis datos fiscales para la declaración de la renta?

El acceso a los datos fiscales se habilita durante cada campaña de la renta que suele iniciar en el mes de marzo. Desde ese momento podrás ingresar al sistema y confirmar los datos existentes, actualizarlos o modificarlos según sea necesario.