Cómo hacer una nómina: guía básica para crear la nómina de tu empresa

¿Qué es una nómina y para qué sirve?

Las nóminas son documentos contables que muestran de forma resumida el dinero que se le paga a un trabajador durante cierto periodo de tiempo, que suele ser generalmente de un mes para España. 

Allí se desglosan los ingresos del empleado, es decir, su sueldo base, el pago por horas extras, comisiones, etc. Luego, se muestran las deducciones que aplican según el caso, incluyendo los impuestos y la cotización a la Seguridad Social. 

Dicho documento tiene varios propósitos, ya que para las empresas es necesario si quieren cumplir con las normas fiscales, mientras que a los trabajadores se les proporciona un informe detallado de sus ingresos y funciona como un justificante de pago. 

¿Cuáles son los elementos básicos de una nómina?

Entender que es una nómina y cómo hacer una nómina es indispensable para que tu empresa cumpla con las leyes fiscales y no cometer irregularidades. 

Primero que todo, se necesita identificar a los involucrados. En el caso de la empresa, hay que incluir la razón social, dirección fiscal, Código de Cuenta de Cotización y el CIF. Para los empleados, se debe colocar su nombre completo, DNI y número de Seguridad Social, entre otros datos. 

Además de la identificación, es necesario que las nóminas incluyan lo siguiente: 

• El periodo de tiempo al que corresponde la nómina. 
• Fecha de ingreso del empleado para mostrar su antigüedad en la empresa. 
• Categoría o grupo profesional al que pertenece el trabajador. 
• Salario base del empleado, es decir, la cantidad de dinero fija que va a recibir. 
• Cualquier complemento salarial que corresponda, tales como pagas extras, comisiones, dietas, etc. 
• Hay que mencionar si existen ingresos adicionales como indemnizaciones  o ayudas de alguna organización, entre otros. 
• Luego se especificará las retenciones del IRPF, los aportes a la Seguridad Social, y cualquier otra deducción como embargos, préstamos y seguros. 
• Un dato importante son las bases de cotización, es decir, las cantidades sobre las cuales se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social y que dependen del tipo de actividad que realice el empleado y su grupo de cotización. 
• Finalmente, se muestra el resultado del cálculo, es decir, el salario neto que va a recibir el trabajador luego de todas las deducciones. 

Componentes de una nómina 

Analicemos ahora algunos de los conceptos más relevantes que debes conocer antes de aprender cómo calcular la nómina. 

Salario bruto

Esta es la cantidad total de dinero que va a recibir el trabajador como recompensa por el trabajo que realizó en un periodo de tiempo determinado. Dicho de otra forma, es la suma de todos los conceptos retributivos que componen el salario del trabajador, incluyendo el salario base, los complementos salariales y las horas extras, entre otros. 

Deducciones

Tal como indica el nombre, esta es una suma de dinero que se deduce o resta del salario bruto del trabajador. En este sentido, las deducciones más comunes en una nómina en España corresponden a la cotización de la Seguridad Social (para contingencias comunes, desempleo, formación profesional, etc.), así como también a la retención de IRPF, pagos en especie, adelantos del pago y embargos, entre otros casos. 

Salario neto

El salario neto es el resultado de restar tu salario bruto menos todas las deducciones que aplican según tu situación personal. Dicho resultado será el dinero líquido a percibir una vez que culmine el mes. 

Otros conceptos

Es importante tener en mente otros conceptos que pueden aumentar tu salario base indicado en tu nómina, tales como:

• Pagos extraordinarios: corresponden a bonos por navidad, vacaciones, etc.
• Horas extras: son las pagas extras por el trabajo realizado luego de la jornada laboral ordinaria. 
• Plus de antigüedad, nocturnidad o peligrosidad: son bonos adicionales que incrementan el salario según los años de servicio del trabajador, si trabajan en horario nocturno o si sus actividades tienen algún riesgo para la salud. 
• Comisiones: aquí se incluyen pagos por cumplir metas específicas de ventas o producción. 
• Dietas y gastos de viajes: estos son pagos especiales para cubrir gastos de desplazamientos por razones laborales. 

Cómo calcular una nómina paso a paso

Entender cómo calcular una nómina es más fácil de lo que piensas, pero se requiere un nivel de detalle para garantizar que los resultados sean correctos. Justo por esto, el primer paso siempre será recopilar información sobre el empleado, puesto que según su situación personal varían algunas deducciones y cotizaciones a la Seguridad Social. 

El proceso se inicia calculando el salario bruto del trabajador. Aquí solo tienes que sumar el salario base que tiene la persona según la actividad económica que desempeña en la empresa. A esto se le suman los complementos salariales que explicamos en la sección anterior. 

        Salario bruto = Salario base + Complementos salariales

Una vez que tienes el salario bruto, es momento de restarle las deducciones por retenciones de IRPF, la cotización a la Seguridad Social (según el grupo de cotización correspondiente) y cualquier otra deducción que corresponda. Dicha resta dará como resultado el salario neto.

        Salario neto = Salario bruto - Deducciones

Finalmente, es importante verificar todos los datos, de manera que se estén aplicando las deducciones correctas. Luego de esto podrás generar el documento que será entregado al trabajador. 

Herramientas y software para hacer nóminas

Como te mencionamos, crear una nómina requiere de atención al detalle para evitar errores. Justo por esto se han creado diferentes programas que buscan ayudarte a automatizar el proceso lo más posible. 

Estas herramientas te proporcionan un medio para garantizar la precisión de los cálculos y ahorrarte tiempo en tu gestión administrativa. Todo esto sin mencionar el hecho de que los software se actualizan constantemente para generar nóminas que se adapten a la legislación vigente. 

Aspectos legales y normativos para hacer nóminas

Para aprender cómo hacer una nómina paso a paso solo tienes que consultar algunas leyes españolas como el Estatuto de los Trabajadores,  la Ley General de la Seguridad Social o la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). 

Allí encontrarás las especificaciones de cómo debe ser el salario de los trabajadores españoles, con sus respectivas deducciones y cotizaciones a la Seguridad Social. También hay que destacar la importancia del convenio colectivo que aplique según tu actividad económica.

Todas las empresas tienen la responsabilidad de entregar una nómina detallada con la información del empleado antes de que se realice el pago. Por otra parte, el trabajador tiene derecho a conocer sus bases de cotización, consultar la nómina en cualquier momento y reclamar por cualquier error que se presente en el documento. 

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Conclusión 

Como empresa, entender cómo calcular una nómina paso a paso es fundamental. Es necesario que te mantengas actualizado con respecto a las normativas fiscales y laborales, ya que cualquier falla puede llevarte a pagar una multa o recibir una sanción. 

También hay que mencionar que cualquier empresa tiene que mantener una copia de la nómina de sus empleados por al menos cuatro años. Dicho respaldo puede ser físico o electrónico, aunque en este último caso se requiere de un servidor seguro para almacenar la información. 

Preguntas frecuentes

¿Cómo se deben manejar las percepciones no salariales en una nómina?

Los conceptos no salariales como las dietas, gastos de presentaciones o los pagos en especie se incluyen en la nómina durante el cálculo del salario bruto del empleado. Sin embargo, hay que tener cuidado con su tratamiento fiscal y con respecto a la cotización de la Seguridad Social, ya que los porcentajes aplicables pueden variar. 

¿Cómo afecta la antigüedad y las bonificaciones en la nómina?

Tanto la antigüedad, como las bonificaciones, forman parte del cálculo del salario bruto del empleado y ambos deben estar incluidos en los contratos colectivos o individuales. Estos factores ayudan a que tu salario sea mayor y así obtengas más beneficios de tu trabajo. 

¿Qué hacer si hay un error en la nómina?

Si recibes tu nómina y detectas un error es necesario que notifiques a tu empleador por escrito detallando cuál fue el error y solicitando su corrección antes del pago. Es importante que mantengas contigo la nómina errónea y cualquier documento que demuestre tu reclamación.