Balance de situación: conoce qué es, sus componentes y cómo analizarlo

Definición del balance de situación

Aunque no lo creas, el concepto es mucho más simple de lo que parece. El balance de situación, también llamado balance general, es un informe completo que reúne toda la información financiera de tu empresa. En este sentido, el documento se utiliza para analizar la salud de tu negocio dependiendo de la cantidad de activos y pasivos que tengas, así como también del patrimonio neto de la empresa. 

Este balance forma parte de las cuentas anuales que se tienen que entregar en el registro mercantil para cumplir con las leyes de España y los procedimientos plasmados en el Plan General Contable. 

Importancia del balance de situación

Más allá de su relevancia dentro del ejercicio contable, conocer el balance de situación de tu empresa te permite: 

• Una mejor gestión interna, ya que tendrás toda la información financiera de tu empresa condensada en un solo informe. Así podrás mejorar la toma de decisiones si quieres expandirte, reducir deudas, hacer inversiones, etc. 
• Tienes la oportunidad de evaluar la salud de tu negocio y conocer cuál ha sido su estabilidad. También te permite evaluar qué tan rentable ha sido la empresa a lo largo del tiempo. 
• Te permite aumentar la confianza de los inversores y los acreedores. En este sentido, al demostrar de manera fiel cuál es tu situación financiera, es posible que consigas mayor financiación para tu negocio. 
• Finalmente, esta cuenta anual es indispensable para cumplir con los requisitos legales que exige el registro mercantil, además de que ayuda a asegurar la transparencia de todas las actividades que realices. 

Componentes del balance de situación

Ahora que conoces qué es el balance general y su importancia en la economía de tu empresa, es el momento de que descubras cuáles son sus componentes. En general, la estructura del balance de situación es igual en cualquier empresa sin importar cuál sea su objeto social, de manera que siempre deben incluir los siguientes componentes: 

Activos

Son todos los recursos o bienes que tiene tu empresa y de los cuales se espera conseguir algún beneficio, ya sea económico o no. Estos se clasifican en: 

• Activo corriente: aquí se encuentran todos los activos que se pretenden utilizar a corto plazo para conseguir beneficios o que se pueden convertir en dinero rápidamente. Esto incluye el efectivo, cuentas por cobrar y productos en inventarios, entre otros. 
• Activo no  corriente: representan los activos que pueden generar beneficios, pero a largo plazo. Se habla entonces de propiedades, inversiones, equipos o maquinarias, patentes de productos, un activo fijo, etc.

Pasivo

Cuando hablamos de pasivos nos referimos a todas las deudas y obligaciones que tiene la empresa y que resultarán en una salida de recursos con la intención de lograr algún beneficio económico. También se dividen en dos: 

• Pasivo corriente: este abarca todas las deudas que se deben cancelar durante un corto periodo de tiempo, generalmente menos de un año. Se incluyen entonces las cuentas por pagar, deudas por préstamos y pasivos acumulados, entre otros. 
• Pasivo no corriente: son los pasivos destinados a ser cancelados a largo plazo, tales como pagos por arrendamientos financieros, hipotecas, provisiones para pensiones, etc. 

Patrimonio neto

Finalmente, el patrimonio neto de la empresa es el resultado de la diferencia entre los activos y los pasivos que poseas. Este es un claro indicador de la salud financiera de tu negocio y se divide en: 

• Capital social: son todas las aportaciones que realizan los inversionistas desde que se creó la empresa hasta la actualidad.
• Reservas: aquí se incluyen los recursos o beneficios generados por la empresa, pero que todavía no se han repartido entre los accionistas. 
• Resultados acumulados: son las pérdidas y ganancias acumuladas durante toda la actividad comercial de la empresa. 

Entender qué representa un activo, un pasivo y el patrimonio neto es fundamental para completar tu balance de situación de manera satisfactoria. 

¿Cuándo se realiza el balance de situación?

El balance de situación se tiene que realizar obligatoriamente una vez al año, es decir, cuando se entregan las cuentas anuales en el registro mercantil. Sin embargo, la verdad es que el informe se puede hacer en cualquier momento del año según lo requieras. 

Puedes realizar un balance a final de cada mes, trimestral, cada seis meses, etc. La intención de esto es tener un registro accesible de las actividades económicas que se hicieron durante el año y ver cuáles fueron los beneficios obtenidos. 

De esta forma, serás capaz de comparar cómo fue el rendimiento de tu empresa a lo largo del tiempo. Esto también es importante si consideramos a los inversionistas, quienes quieren tener certeza de que conseguirán beneficios al realizar una aportación a cualquier negocio. 

Fórmula para calcular el balance de situación

La fórmula o identidad contable para realizar el cálculo del balance general es sumamente simple de entender y de aplicar, ya que solo considera los tres elementos mencionados anteriormente que componen al balance. Dicha fórmula sería: 

Activo = Pasivo + Patrimonio neto

Entonces, la suma de todos los activos de la empresa (bienes materiales o no) debe corresponder a la suma de todas las deudas y obligaciones más el patrimonio o capital que tenga el negocio. 

Mantener esta igualdad es sumamente importante, ya que, al entregar el balance al registro mercantil, todas las cuentas tienen que cuadrar de forma exacta y sin errores. Justo por esto, el balance de situación sólo debe ser realizado por un profesional contable para evitar cualquier inconveniente. 

Las cuentas en el balance de situación

En España, existe una normativa que especifica cuáles son todos los procedimientos contables a realizar durante el año fiscal: hablamos del Plan General Contable. Allí se muestra de forma detallada cuáles son las cuentas que se deben agregar en el balance de situación, las cuales se dividen en grupos y subgrupos que abarcan todas las actividades y recursos de tu empresa. Dicha clasificación es la siguiente:

Grupo 1 - Financiación básica

Aquí se incluyen todas las cuentas relacionadas al patrimonio de tu empresa. En este sentido, los subgrupos abarcan el capital social, las reservas, subvenciones, donaciones, previsiones, deudas a largo plazo y garantías, entre otras. 

Grupo 2 - Inmovilizado

Son todos los activos no corrientes del negocio, es decir, aquellos bienes de los cuales se espera tener beneficios a largo plazo. Se incluyen subgrupos como inversiones inmobiliarias, inversiones generales, fianzas, depósitos a largo plazo, etc. 

Grupo 3 - Existencias 

Hablamos aquí de todo el inventario que tiene la empresa, incluyendo además la materia prima y los productos que están en proceso de fabricación. Se toman en consideración incluso los residuos generados. 

Grupo 4 - Acreedores y deudores por operaciones comerciales

Este grupo reúne todas las deudas que tiene la empresa con sus proveedores o acreedores de préstamos. También agrupa a los clientes y las cuentas que tienes pendientes por cobrar.

Grupo 5 - Cuentas financieras 

Corresponde a las inversiones o deudas que tenga la empresa a corto plazo, es decir, que agrupa a los activos y pasivos corrientes. También toma en consideración el dinero presente en la tesorería del negocio. 

Grupo 8 - Gastos imputados al patrimonio neto

Esta cuenta considera todas las actividades económicas que generan una disminución directa del patrimonio neto de la empresa, tal como es el pago de impuestos o gastos asociados a las propias acciones para mantener el negocio. 

Grupo 9 - Ingresos imputados al patrimonio neto

En este caso, hablamos de todas las cuentas que generen un aumento directo al patrimonio neto. Se incluyen ingresos por activos no corrientes en venta, la valoración de activos, subvenciones y donaciones, entre otros. 

Hay que mencionar que el balance general no incluye el Grupo 6 (Gastos) ni el Grupo 7 (ingresos), ya que ambos se toman en consideración al realizar la cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa. 

Análisis del balance de situación

El balance de situación ofrece mucha información relevante para entender cómo se encuentra la salud de tu empresa en un momento determinado. El análisis de cada uno de sus componentes te permite conocer cómo es la liquidez, la solvencia y la rentabilidad de tu negocio. 

En el caso de los activos, al tener una gran cantidad de activos corrientes, la empresa muestra que tiene la capacidad de pagar deudas a corto plazo, siempre y cuando dichos activos superen los pasivos corrientes. Esta es una forma de demostrar la liquidez del negocio. 

Con respecto a los activos no corrientes, estos muestran cuáles son las inversiones a futuro que tiene la empresa y que tanta confianza se tiene por sus operaciones a largo plazo.

Ahora, si evaluamos los pasivos, nos damos cuenta que estos son un indicativo crucial de la solvencia de la empresa. Tener grandes pasivos corrientes demuestra un problema de liquidez inmediata para las obligaciones del negocio. 

Por otra parte, tener muchos pasivos no corrientes habla de una dependencia hacia la financiación externa, por lo que no se están logrando los objetivos principales de cualquier negocio, es decir, que sea capaz de crecer por cuenta propia. 

Finalmente, si analizamos el patrimonio neto, podemos obtener los índices de rendimiento que tiene la empresa, es decir, las ganancias que ha generado en un periodo de tiempo. Un patrimonio amplio te da más libertad de autofinanciamiento, mientras que tener un patrimonio negativo te pone en una situación de quiebra técnica. 

Balance de situación: normativas y requisitos legales para su elaboración

Como hemos mencionado anteriormente, el balance de situación es un documento muy importante dentro de la contabilidad de tu empresa, por lo que se tiene que realizar siguiendo algunas normas estrictas que debes conocer. 

En este sentido, la principal normativa aplicable es el Plan General Contable. Allí se establece cuál es el procedimiento a seguir para realizar el balance, así como también muestra de forma detallada cuáles son los grupos y subgrupos que se deben incluir en el informe. 

Todos los procedimientos allí planteados cumplen con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). De esta forma, todas las empresas en España deben utilizar el mismo formato para generar su balance, facilitando el análisis técnico y financiero de la empresa y de Hacienda. 

Elaboración del balance de situación

Hacer un balance de situación implica cumplir con algunos pasos específicos, cuya finalidad es garantizar que se incluya toda la información que pide el Plan General Contable. De forma resumida, todo el proceso se basa en cumplir los siguientes pasos: 

1. Recolección de datos financieros: esta es la etapa inicial del proceso y consiste simplemente en reunir todos los datos relevantes sobre la economía de tu empresa. 
2. Clasificación de activos pasivos y patrimonio: una vez que conoces todos los datos financieros, es momento de organizar cada una de las cuentas según su tipo, es decir, si son activos o pasivos. La clave es determinar qué cuentas generan un beneficio y cuáles implican deudas y obligaciones. 
3. Cálculo del patrimonio neto: es momento de realizar el cálculo del patrimonio. El procedimiento es simple, ya que solo tienes que sumar el capital social de la empresa, las reservas y los resultados del ejercicio (balance entre pérdidas y ganancias). 
4. Elaboración del balance: ya tienes todos los datos necesarios para armar tu balance de situación. Por lo general, el balance se muestra en una tabla donde los activos se colocan en el lado izquierdo (en el debe), mientras que los pasivos y patrimonio neto están en el lado derecho (en el haber). En cada columna se deben sumar las cuentas y al finalizar, ambos lados deben ser iguales. 
5. Revisión y ajustes: generalmente son necesarios algunos ajustes finales para garantizar que ambas columnas den el mismo resultado. Cuando el proceso termina, es momento de presentar el informe de manera estructurada y ordenada siguiendo las normas contables ya mencionadas. 

Actualmente, existen programas contables que te permiten hacer este balance de forma automática, de manera que puedas actualizarlo cuando necesites realizar algún análisis específico de tus actividades. Dichos programas son capaces de organizar toda la información y ahorrar grandes cantidades de tiempo y recursos. 

Ejemplo de un balance de situación

Para entender mejor cómo se realiza este informe, veamos rápidamente un ejemplo de balance se situación de una empresa ficticia: 

Como se puede notar, este es un cuadro muy simple que nos permite ver las diferentes cuentas que tiene una empresa. Cada uno de los componentes está desglosado de manera que sea más fácil entenderlos, así como también su organización permite conseguir errores en menos tiempo. 

¿Cómo interpretar un balance de situación?

Basados en el ejemplo anterior, podemos sacar algunas conclusiones sobre la situación económica de la empresa ficticia. 

Inicialmente, podemos evaluar la relación que existe entre el activo corriente y el pasivo corriente. Aunque la empresa tiene un pasivo de 10 000 €, su activo corriente es de 25 000 €, indicando que tiene buena liquidez para afrontar las deudas a corto plazo con un ratio de 2,5.

Por otra parte, al evaluar la cantidad de activos no corrientes, se puede observar que se tiene confianza en la producción y crecimiento de la empresa a futuro. 

También hay que destacar que el pasivo no corriente supera el patrimonio neto del negocio, dando a entender que suele basar sus operaciones en financiación externa. Sin embargo, al tener un patrimonio positivo, la empresa no está en riesgo de declararse en quiebra técnica. 

Todo esto son indicadores que muestran la salud de la empresa que, para el caso de nuestro ejemplo, parece tener buena liquidez y se espera un mejor rendimiento en el futuro. Un balance de situación de un negocio real es mucho más complejo, pero los principios para su interpretación siempre son los mismos. 

¿Es obligatorio hacer un balance de situación?

Según las leyes españolas, todas las empresas tienen que presentar un balance de situación completo cada año fiscal, de manera que se pueda tener constancia de que las actividades que se realizan son totalmente legales y no existen fraudes en materia fiscal. 

Sin embargo, existen algunas excepciones, puesto que las pequeñas y medianas empresas pueden entregar un informe más reducido si cumplen con ciertos requisitos según el número de empleados que tengan (menor a 50) y el total de activos de la empresa (no mayor de 4 millones de euros). 

En ambos casos, los balances se tienen que presentar organizados y con una correcta valoración de todos los activos y los pasivos del negocio. Hay que mencionar que también deben tener la firma de un representante legal de la empresa para que sea válido ante el registro mercantil. 

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Conclusión

Fácilmente se puede apreciar la importancia que tiene el balance de situación para el ejercicio contable de cualquier empresa. Este informe no solo te permite cumplir con los requisitos legales obligatorios, sino que también te da una visión clara de cómo está tu negocio en un momento específico. 

A partir del análisis del balance general serás capaz de tomar mejores decisiones informadas sobre el futuro de tu empresa y así aumentar tus ganancias a largo plazo. Incluso podrás atraer a inversionistas si demuestras que tienes solvencia y un buen rendimiento a través de este informe financiero. 

Aunque existen programas capaces de hacer un balance de forma automática, es muy importante que conozcas a detalle todos los elementos que componen este documentos. De esta forma, serás capaz de entender y analizar cada una de las cuentas según lo requieras. Recuerda que puedes buscar ayuda de profesionales en materia contable para hacer un balance de situación que cumpla con todas las exigencias de la ley.

Preguntas frecuentes 

¿Cómo se calcula el patrimonio neto?

El patrimonio neto se puede calcular de dos formas. La primera consiste en la resta de todos los activos menos los pasivos de la empresa, mientras que la segunda consiste en sumar todo el capital social, las reservas y los resultados del ejercicio de tu empresa, es decir, el balance entre pérdidas y ganancias totales. 

¿Cómo afecta el inventario al balance de situación?

El inventario forma parte de los activos de la empresa. Por lo general, allí están incluidos productos que son vendidos (o esperan ser vendidos) en menos de un año, por lo que se encuentran clasificados entre los activos corrientes. 

¿Cuál es el principio de prudencia en la preparación del balance de situación?

Este es un principio contable el cuál establece que, en caso de tener incertidumbre sobre la valoración de un activo o pasivo, siempre se debe optar por escoger el valor más prudente, es decir, aquel que ofrezca menos ganancias a la empresa o que recoja más gastos.