El albarán es un documento mercantil o nota de entrega esencial para la confirmación de una transacción. En este artículo, ahondamos en qué es un albarán, cuáles son sus características y por qué es importante.

Contenido

¿Qué es un albarán?

Se trata de un documento mercantil que acredita la entrega de un producto o servicio y, asimismo, es útil como registro de las operaciones comerciales. Debido a ello, es un elemento clave para demostrar la conformidad de las partes con respecto a una transacción comercial. Son tres los que intervienen con este documento:

  • Vendedor (firmada)
  • Comprador
  • Transportista

Importancia legal y financiera del albarán

El albarán es un documento cuya naturaleza difiere del de la factura. Es decir, no es un sustituto fiscal, sino más bien un documento legal útil en casos de reclamaciones.

¿Cuál es el valor legal de un albarán?

Una vez el receptor de un producto o servicio firma el albarán, reconoce haberlo recibido. De este modo, el proveedor confirma que la transacción ha sido completada, lo que puede ayudar, entre otras cosas, en términos de existencias e inventario.

En cuanto al comprador, el albarán es una prueba de adquisición y recepción. Aunque muchos no lo hacemos, en casos de recibir mercancías, se recomienda no firmar el albarán hasta haberse cerciorado de que todo está en orden.

Si la comprobación arroja resultados negativos, por ejemplo, la recepción de un objeto dañado, es preferible no firmarlo. De hacerlo, recalca el descontento previamente. Esto puede ayudar la hora de revocar el pago de la factura.

Albarán y fiscalidad

En este sentido, un albarán de entrega carece de validez fiscal, por lo que se suma a otros documentos mercantiles como la factura proforma. Siendo así, no presenta efectos tributarios de ningún tipo en comparación con la factura ordinaria aun cuando se trata de un albarán valorado (que incluye el precio).

Al no presentar validez fiscal, un albarán no podrá usarse bajo ninguna circunstancia como justificante de pago por un producto o servicio. Por tanto, es innecesario incluirlo en las declaraciones impositivas ante la Agencia Tributaria, pues este organismo no lo aceptará como un documento fiscalmente válido.

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Ejemplo de albarán: ¿qué debe incluir este documento?

Al igual que otros documentos con validez mercantil y repercusiones legales, como el ejemplo de recibo de pago, el albarán también presenta unas pautas concretas de elaboración. Es decir, el significado de albarán tal y como lo conocemos hoy en día, depende de su formato. En España, e independientemente de los tipos de albaranes, debe incluir:

  • Fecha de emisión.
  • Nombre o denominación social del emisor, NIF y domicilio.
  • Nombre o denominación social del receptor, NIF y domicilio.
  • Número de albarán.
  • Información sobre el servicio o producto (cantidad y naturaleza).
  • Precio (solo en los tipos de albaranes valorados).
  • Lugar y fecha de entrega.

Para completar el proceso, recibimos una copia del albarán y firmamos el albarán. De esta manera, la empresa sabe que la transacción se ha completado. Adicionalmente, un documento de estas características puede incluir el logo de la compañía emisora. También puede recopilar información bancaria cuando el pago se hace tras la firma del documento.

¿Quién debe firmar el albarán?

Afortunadamente, y como contraposición a otros casos más complejos, como cuando se aborda qué es el plan general de contabilidad, en un albarán sólo participan tres actores. De hecho, solo dos de ellos son capitales. Hablamos del emisor, quien envía la mercancía, y el receptor, que la recibe. ¿Pero quién de ellos es el encargado de firmar el documento?

Hablamos del receptor. Aunque el documento es elaborado por el emisor, la clave está en quien lo recibe (se le entrega tanto el documento original como una copia del albarán). En este punto, el receptor debe firmar la copia, que deberá devolverse al emisor. El receptor del producto o servicio se quedará con el original de este documento mercantil.

El tercer protagonista es la empresa de transporte encargada de efectuar la entrega del servicio o producto solicitado. No siempre es necesario este agente, pues en ocasiones no hay necesidad de transportar nada. Una vez firmado, resulta también en un descargo de responsabilidad del transportista, disponiendo de una prueba de entrega de lo acordado.

Tipos de albaranes

Al igual que es necesario saber qué es el IVA soportado y repercutido para entender los tipos de IVA, aquí es importante conocer los tipos de albaranes, que son el albarán valorado y el albarán sin valorar.

Albarán valorado

En este tipo de albarán se recoge el precio de cada mercancía incluida, descuentos aplicables y el IVA. Además, se muestra el valor total de la transacción. No tiene por qué ir acompañado de la factura. Digamos que es un justificante de entrega del servicio o producto. Su valor es informativo, nunca tributario. Generalmente, este tipo de albarán es muy estimado como objeto de consulta y lo usan las empresas que facturan en un periodo de tiempo determinado, pues se ofrece información sin la factura correspondiente.

Albarán sin valorar

En este tipo de albarán se recoge una descripción de la mercancía en la que se incluye la cantidad enviada pero no su valor económico (ni unitario ni final). Sin embargo, sí va acompañado de factura. En estos casos es un documento mercantil pleno, pues sirve para que las empresas registren debidamente sus operaciones comerciales. Es clave cuando la compañía en cuestión factura en periodos de tiempo dispersos. Acompaña las mercancías cuando la factura se emite al momento de la entrega para exigir el pago.

Diferencia entre albarán y factura

La gran diferencia entre albarán y factura radica en que el albarán no tiene validez fiscal ni es obligatorio en una transacción comercial. Por el contrario, la factura sí. Porque esta justifica el pago ante Hacienda, y por ello debe contener los datos fiscales del comprador y el vendedor y el IVA aplicado más allá de la cantidad del producto o servicio que ha dado lugar a la transacción.

Cómo emitir un albarán correctamente

Ya hemos explicado qué es un albarán y qué contiene, pero no el proceso de elaboración. Es bien sencillo, ya que en apenas 4 pasos puedes conformar uno. Eso sí, repasa en el apartado siguiente los errores más comunes a este respecto.

  1. Introducir los datos empresariales o profesionales correspondientes.
  2. Introducir los datos del comprador o receptor.
  3. Añadir fecha y lugar.
  4. Listado y descripción de los servicios o productos entregados.

Errores más comunes al emitir un albarán

No es un documento mercantil complejo, por lo que solo debes tener en cuenta un par de cosas para no meter la pata. En el apartado de información empresarial o profesional, recuerda dejar un hueco para incluir el número del albarán. Asimismo, los datos del receptor deben mostrarse con claridad y en un apartado específico y separado del resto.

En cuanto al sitio y lugar, este último suele ser el domicilio o dirección de facturación del comprador. Si no se han facilitado previamente, debe dejarse un espacio para que se incluyan a la recepción antes de la firma. Si se trata de un albarán valorado, no olvides indicar el precio de cada producto, base imponible, descuentos, impuestos y valor total.

Cómo conservar los albaranes

Aunque el significado del albarán sea nulo a efectos fiscales, el Código de comercio, al igual que las facturas, exige la conservación de los albaranes un mínimo de 6 años. Además, la Ley Tributaria obliga a su conservación hasta el momento en que prescribe el impuesto al que afecta. Puede conservarse indistintamente en formato digital o papel.

¿Qué hacer cuando los servicios o productos recibidos están dañados y ya se ha firmado el albarán?

Anteriormente, recomendábamos comprobar que lo recibido se hacía en conformidad, porque una vez firmado el albarán es lo que se reconoce, la absoluta aceptación de las condiciones en las que se recibe el producto. Pero si has firmado sin comprobar cómo estaba la mercancía y esta, finalmente, presenta algún defecto, debes tener en cuenta esto:

  • Una vez firmado el albarán, eximes al transportista de cualquier responsabilidad respecto al estado de la mercancía.
  • Puedes firmar el albarán sin que ello exima al transportista siempre y cuando recojas el estado en el que has recibido la mercancía.

Si consideras el último punto junto con la firma, y el defecto se debe a un error del transportista y no del vendedor, podrás presentar una reclamación. Sin embargo, si el transportista demuestra no ser responsable, será el vendedor quien deba asumir las consecuencias. En caso contrario, cualquier inconveniente deberá resolverse entre el vendedor y el receptor. En ausencia de pruebas, dependerás únicamente de la buena voluntad de las partes involucradas.

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