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Come fare una fattura elettronica con FINOM

Esattamente due anni fa, il 1° gennaio 2019,  diventava obbligatoria la fatturazione elettronica tra privati.

Ma, cos’è e come funziona la fatturazione elettronica? Ne abbiamo parlato molte volte, ma è sempre utile fare un riassunto!

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.

Per molti anni la fattura è stata compilata in vari modi: carta e penna, macchine da scrivere, tramite editor testuali o fogli di calcolo (Word, Excel, ecc…), usando software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati.

Una volta compilata dal fornitore, la fattura veniva spedita al cliente via posta, e-mail o consegnata a mano. Il destinatario (il cliente) aveva l’obbligo di conservare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni (pertanto le fatture scaricate tramite email andavano stampate).

Oggi la fatturazione elettronica ha un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.

La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica. Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.

Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati (tra poco capiremo con quali “sottili” differenze).

Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.

Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

Vediamo ora come compiere tutte queste operazioni è facilissimo con FINOM!

Come funziona il sistema di fatturazione elettronica di FINOM

Affidarsi a un servizio come quello di FINOM non permette soltanto di compilare delle fatture con velocità ed efficienza, ma anche monitorare il loro pagamento, permettendo di inviare degli avvisi di pagamento ai clienti, tenere d’occhio il proprio capitale attraverso la riconciliazione bancaria, esportare le fatture in PDF e mettere sempre a disposizione dell’utente un archivio accessibile di tutte le fatture elettroniche emesse e, eventualmente, del loro stato di pagamento. Se quindi ti stavi chiedendo come, oltre ad emettere la tua fattura, puoi anche assicurarti che sia archiviata e pagata, questo nostro servizio fa al caso tuo.

Ma vediamo come emettere una fattura elettronica utilizzando FINOM. Il procedimento è davvero semplice: se sei già in possesso di tutti i dati che ti servono ti servirà meno di un minuto per farne una!

1.     Indica il riferimento del tuo cliente

Naturalmente, cominciamo con una delle informazioni più importanti: per chi stai emettendo fattura? Attraverso FINOM potrai inserire tutti i dati necessari affinché il documento sia completo e non riporti errori. Fai attenzione a compilare tutti i campi che riportano un asterisco, ovvero quelli per cui è obbligatorio dare una risposta.

Dopo aver inserito tutto quanto, puoi salvare i dettagli relativi al tuo cliente, così potrai recuperarli più velocemente quando dovrai fare una nuova fattura.

2.     Inserisci il numero della tua fattura

Altrimenti non potresti distinguerla tra tutte quelle che emetti! Ricorda che i numeri delle fatture devono essere sempre progressivi e univoci, lo ha ricordato anche l’Agenzia delle Entrate pochi mesi fa. Nello stesso anno non possono esserci più fatture con lo stesso numero.

3.     Scrivi tutti i dettagli del tuo servizio/prodotto

Inserisci una descrizione completa del servizio che hai svolto, oppure del prodotto che hai venduto, per poi specificare accanto la quantità e l’unità di misura. È questa la fase in cui dovrai anche inserire il prezzo che hai pattuito con il tuo cliente, completando questa riga con eventuali imposte che il sistema calcolerà.

4.     Fai un ultimo controllo prima di salvare

FINOM ti permette di consultare un’anteprima della fattura che hai appena compilato: approfitta di questa funzionalità per assicurarti di aver inserito tutti i dati correttamente e di essere stato esauriente riguardo ai servizi o ai prodotti che hai offerto al tuo cliente. Dopodiché puoi cliccare su “Salva” e tornare al tuo lavoro.

5.     Bisogno di aiuto? Clicca sulla chat!

Se ti viene qualche dubbio mentre stai compilando la tua fattura elettronica su FINOM, non temere: in basso a destra troverai l’icona di una chat, attraverso la quale ti potremo dare assistenza immediata in caso di bisogno

6.     E adesso cosa succede?

La fattura elettronica che hai creato su FINOM non deve per forza essere esportata su un file: attraverso la piattaforma, il tuo cliente può riceverla su WhatsApp, sui propri profili social oppure direttamente via mail. Il portale, infatti, creerà automaticamente un link identificativo per il tuo documento, occupandosi di condividerlo con il destinatario in pochi secondi.

Se il pagamento tarda ad arrivare, ricorda che puoi fare affidamento sulla funzionalità “payment reminder”, cioè avviso di pagamento, come ti abbiamo già accennato poco sopra. Ci penserà FINOM a evitare conversazioni imbarazzanti, inviando una notifica automatica al tuo cliente per ricordargli che la tua fattura è ancora in sospeso!

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Tutti i freelance e gli imprenditori hanno bisogno di un partner per gestire le proprie finanze, a partire da un prodotto semplice e affidabile per gestire la propria fatturazione elettronica. Con in più la possibilità di attivare la riconciliazione automatica delle fatture. Uno strumento utile anche per programmare la liquidità necessaria a pagare le tasse.

Per saperne di più, basta andare QUI.

Vi aspettiamo!

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