Unternehmer:innen sind die wahren Held:innen unserer Zeit! Sie sind Personen, die mit sich ständig ändernden Gesetzen Schritt halten, das eigene Geschäft führen, alle Details des Geschäfts verfolgen, Finanzunterlagen führen, mit Kunden kommunizieren sowie Personalangelegenheiten und Zusammenarbeit regeln müssen. Sie sind regelrechte Jongleure, in deren Händen sich stets mehrere Bälle befinden, von denen keiner herunter fallen darf. Unternehmer:innen können im Gegensatz zu angestellten Mitarbeiter:innen das Büro nicht einfach um 18:00 Uhr verlassen und für den Moment abschalten und die Arbeit vergessen. Sie denken ständig über ihre Geschäfte nach: Wie man die geschäftliche Situation verbessert, wie man mehr verdient, wie man Kunden anzieht und wie man ein Team aufbaut. Oft leiden Unternehmer:innen an Burn-out, weil ihnen die Energie ausgeht. Wie kannst Du also die Kontrolle über Deine Zeit und Aufmerksamkeit zurückerlangen? Hier sind 10 goldene Strategien, um Ablenkungen zu vermeiden, Deinen Fokus zurückzugewinnen und produktiver zu sein.
1. Herrsche über deine Zeit: Schaffe einen festen Platz für alle Aktivitäten, die Deine Zeit in Anspruch nehmen. Sobald Dir klar wird, wie Du Deine Zeit verbringst, fällt es Dir leichter einige Entscheidungen zu treffen. So z. B. das Delegieren bestimmter Aufgaben oder das Verwenden von Software, zum Beschleunigen bestimmter Prozesse. Heutzutage kann eine Vielzahl von Arbeitsweisen und -aktivitäten automatisiert werden. Als Produzent:in physischer Waren kannst Du die Produktion höchstwahrscheinlich mit den richtigen Maschinen automatisieren. Wenn Du im digitalen Bereich arbeitest, kannst Du den Vertrieb, das Anwerben von Personal, den Kundendienst und sogar Deine Marketingkampagnen automatisieren. Als Freiberufler:in oder Geschäftsinhaber:in, kann die Nutzung eines Online-Finanzdienstleisters wie Finom die Zeit, die Du für langweilige administrative Aufgaben wie die Buchhaltung aufwendest, drastisch reduziert werden. Dies hilft Dir, den Fokus von der Lösung von Alltagsproblemen auf die Generierung neuer Ideen und Verbesserungen zu verlagern, um Innovationen zu schaffen. Werfen wir einmal einen kurzen Blick auf die wichtigsten Vorteile der Automatisierung:
- Zeitersparnis. Es ist natürlich klar, dass sich mit Automation Zeit sparen lässt. Wenn Du täglich 15 Minuten für eine Aufgabe aufwendest, die von einem Algorithmus auch automatisch erledigt werden kann, dann kannst Du durch die Einführung der Automatisierung pro Woche eine Stunde und 15 Minuten an Zeit einsparen. Zusammengerechnet ergibt das mehr als 60 Stunden pro Jahr!
- Fehlerreduzierung. Wir alle machen Fehler, Roboter weisen diese Schwäche jedoch nicht auf. Wenn Du zum Beispiel eine Reihe von Onboarding-E-Mails stets aus dem Gedächtnis verfassen und an neue Kunden senden würdest, würdest du möglicherweise einen Schritt auslassen oder gelegentlich auch Kunden komplett vergessen. Mit einer automatisierten Drip-Marketing-Kampagne könnte Dir ein solches Missgeschick erst gar nicht unterlaufen.
- Skalierbarkeit. Automation macht alle Arbeitsabläufe skalierbar. Anstatt immer wieder neue Mitarbeiter einzustellen und einzeln schulen zu müssen, kannst Du auch stets dieselben Algorithmen und Tools dazu Nutzen – unabhängig davon, wie groß Dein Unternehmen ist.
2. Das Festlegen eines Zeitlimits für eine Tätigkeit kann auch Spaß machen. Lege ein klares Zeitlimit fest (z. B. ein oder zwei Stunden). Versuche dann, diese Tätigkeit in der festgelegten Zeit abzuschließen. Stell es Dir einfach wie ein Rennen vor und schon kann es tatsächlich Spaß machen!
3. Vermeide Perfektionismus – Analysiere nicht alles was Du tust bis ins kleinste Detail. Das bedeutet nicht, dass Du nachlässig sein solltest, sondern vielmehr, dass Du sobald Du eine Aufgabe erledigt hast, auch gleich mit der nächsten beginnen solltest.
4. Eine To-Do-Liste spart immer Zeit, hilf Dir den Fokus zu behalten, motiviert Dich und führt Dir stets Deine Fortschritte vor Augen. Aufgaben als „FERTIG“ zu kennzeichnen fühlt sich gut an!
5. Vorausplanen ist ein wesentlicher Bestandteil des Zeitmanagements. Wenn Dir stets genau klar ist, was Du jeden Tag oder jede Woche zu tun hast, bleibst Du organisiert und konzentriert. Selbst wenn Du nur einige wenige Minuten im Voraus planst, kann dies Deine Arbeitsweise schon positiv beeinflussen.
6. Beginne den Tag stets mit dem Abarbeiten der wichtigsten Aufgaben. Ob stressige Aufgaben, Aufgaben die einen Großteil Deiner Arbeit darstellen oder aber die schwierigsten Aufgaben – erledige all diese bereits am Morgen. Der Grund dafür ist einfach. Da du mehr Energie hast, wirst Du sie auch erfolgreicher bewältigen können.
7. Delegiere und Lagere aus: Du kannst nicht alles alleine erledigen, also delegiere wenn möglich etwas an andere weiter. Vielleicht ist es Zeit für Dich, jemanden anzuweisen, einige der einfachsten Arbeitsprozesse deines Jobs zu übernehmen. So kannst Du Dich auf größere Projekte oder kompliziertere Aufgaben konzentrieren. Wie eingangs erwähnt, kann dir Finom dabei weiterhelfen. Zum Beispiel, wenn Du Rechnungen mit Zahlungen abgleichen musst oder wenn Du einem Kunden zügig eine Rechnung ausstellen musst! Mit Finom wirst Du 20 % schneller bezahlt und verschwendest keine Zeit damit, Rechnungen mit Bankzahlungen abzugleichen. Einfach, schnell und zuverlässig.
8. Konzentriere Dich jeweils nur auf eine Aufgabe: Wenn Du mit einer Tätigkeit beschäftigt bist, dann führe diese auch bis zum Ende durch. Vermeide es, Deine aktuelle Aufgabe ruhen zu lassen und mit etwas anderem anzufangen. Dies zeugt nicht nur von schlechtem Zeitmanagement, sondern führt auch zu Konzentrationsverlust. Du wirst aus dem Schwung kommen.
9. Verwende Software-Tools für Zeitmanagement. Im Internet kannst Du eine Vielzahl von Apps und Tools finden, die für die Unternehmensführung nützlich sind, insbesondere für die Überwachung und Bewertung täglicher Prozesse.
10. Probiere einige der bekanntesten Methoden aus, um Prioritäten intelligent zu setzen, Deine Arbeit besser zu organisieren und Ablenkungen zu vermeiden. Unser Geist ist wie ein Muskel. Wir müssen ihn trainieren, um für längere Zeit konzentriert bleiben zu können. Einen guten Anfang stellt die bekannte „Pomodoro-Technik“ dar. Mit ihr unterteilt man seine Arbeit mithilfe eines Timers in mehrere Intervalle, die traditionell 25 Minuten lang sind und durch kurze Pausen voneinander getrennt sind. Jedes Intervall wird als „Pomodoro“ bezeichnet. Die Idee ist es, ein Spiel daraus zu machen – fordere Dich heraus, Dich nicht ablenken zu lassen, bis der Timer klingelt. Probiere es einfach aus und Du wirst von Deiner Produktivität begeistert sein!
In einem Geschäftsumfeld, in dem Unternehmer:innen mit Aufgaben überladen sind und Mitarbeiter:innen aufgrund ihrer Produktivität eingestellt werden, ist das Erlernen von Zeitmanagementfähigkeiten eine hervorragende Möglichkeit, um sowohl unmittelbare als auch dauerhafte Vorteile zu erzielen. Unsere Tipps helfen Dir dabei, den Fokus zu behalten, Ablenkungen zu vermeiden und Dich voll und ganz auf den Arbeitsprozess einzulassen, anstatt Dich mit kleinen Alltagsdingen und Stress herumzuschlagen. Sobald Du Dir deiner Zeitnutzung bewusster wirst, eröffnet sich Dir der Weg zur Selbstoptimierung und Du kannst dem Erreichen Deiner Geschäftsziele näher kommen und Dein Unternehmen zum Erfolg führen.